Biên bản tự kiểm tra PCCC là văn bản cơ sở tự lập sau mỗi lần tự rà soát an toàn phòng cháy, ghi lại đã kiểm những gì, phát hiện vấn đề gì, ai chịu trách nhiệm khắc phục và đến khi nào. Khác với kiểm tra của cơ quan chức năng, tự kiểm tra do chính người đứng đầu cơ sở tổ chức, nên nó có thể làm thường xuyên hơn và đi sâu vào những góc mà chỉ người trong nhà mới biết.
Một biên bản tự kiểm tra tốt không phải biên bản ghi "không có tồn tại". Cơ sở nào đang hoạt động cũng sinh ra vấn đề hằng ngày: hàng chất lấn lối đi, ổ cắm nối thêm, bình chữa cháy bị dời. Biên bản có ích là biên bản tìm ra những thứ đó và theo dõi đến lúc xử lý xong. Bài này đưa ra danh mục kiểm theo khu, bố cục biên bản và cách theo dõi khắc phục. Tần suất tự kiểm tra tối thiểu, nếu văn bản hiện hành có quy định với loại cơ sở của bạn, bạn đối chiếu và làm theo; phần còn lại là thói quen quản lý.
Chuẩn bị một đợt tự kiểm tra
Một đợt tự kiểm tra nghiêm túc ở cơ sở nhỏ mất khoảng một đến hai giờ. Chuẩn bị trước giúp không bỏ sót và không phải kiểm lại:
- Chọn thời điểm cơ sở đang hoạt động bình thường, không phải lúc vừa dọn dẹp, để thấy đúng tình trạng hằng ngày. Thỉnh thoảng nên kiểm vào ca tối hoặc cuối tuần.
- Lấy theo biên bản lần trước để kiểm những việc đã hứa khắc phục; sổ theo dõi phương tiện; sơ đồ bố trí; danh mục kiểm theo khu.
- Đi ít nhất hai người: người phụ trách PCCC và một người quản lý khu vực được kiểm. Người quản lý khu biết những thói quen mà người phụ trách có thể không thấy.
- Mang điện thoại để chụp ảnh từng phát hiện, kèm thời gian.
- Đi theo sơ đồ, từ ngoài vào trong, từ tầng dưới lên tầng trên, để không bỏ sót khu nào; kiểm cả những chỗ ít người vào như kho phụ, sân thượng, gầm cầu thang.
- Ghi phát hiện ngay tại chỗ, không để về văn phòng mới nhớ lại.
- Kết thúc bằng một cuộc trao đổi ngắn với người quản lý các khu để thống nhất việc cần làm và hạn hoàn thành, rồi lập biên bản.
Đừng báo trước cho cả cơ sở ngày giờ tự kiểm. Mục đích là thấy cơ sở như nó vẫn chạy mỗi ngày; báo trước thì mọi người dọn đẹp đúng hôm đó và biên bản lại ghi "không có tồn tại".
Danh mục kiểm theo khu vực
Bảng gợi ý những điểm hay có vấn đề. Mỗi cơ sở nên tự điều chỉnh, bỏ khu không có, thêm khu đặc thù của mình:
| Khu vực | Kiểm gì | Dấu hiệu cần ghi |
|---|---|---|
| Lối đi, cầu thang, cửa ra | Thông thoáng, cửa mở được, không khoá trái trong giờ hoạt động | Hàng, xe máy, bàn ghế chắn; cửa phụ khoá mà chìa ở xa |
| Điện | Tủ điện, ổ cắm, dây dẫn, thiết bị dùng điện công suất lớn | Dây nối thêm không có ống bảo vệ, ổ cắm nóng, aptomat bị ép cứng, dây câu móc |
| Bếp, khu dùng gas | Bếp, van, ống dẫn, bình gas, máy hút khói | Ống dẫn nứt, bình gas để trong phòng kín, máy hút khói bám mỡ dày |
| Kho hàng | Cách sắp xếp, khoảng cách với đèn và nguồn nhiệt, lối đi giữa các dãy | Hàng chất sát trần, sát đèn; lối đi giữa kệ bị lấp |
| Khu sạc xe điện, pin | Vị trí sạc, cách sạc, thiết bị sạc | Sạc qua đêm không người trông ở lối ra, sạc bằng bộ sạc không đúng loại |
| Phương tiện PCCC | Theo sổ theo dõi phương tiện | Bình bị dời, bị che, đồng hồ áp suất bất thường, tủ họng nước bị chắn |
| Biển báo, nội quy | Còn, đúng chỗ, đọc được | Biển bị che, mờ, nội quy chưa cập nhật khu mới |
| Hồ sơ | Quyết định phân công, sổ, phương án còn đúng thực tế | Người phụ trách đã nghỉ, sơ đồ cũ |
| Thói quen | Hút thuốc, thắp nhang, đốt vàng mã, dùng lửa trần | Đầu mẩu thuốc ở khu cấm, chỗ đốt không có người trông |
Phần "thói quen" thường không có trên danh mục in sẵn nhưng lại là nguồn gốc của nhiều sự cố. Ghi những gì thực sự thấy, kể cả khi chưa thành vấn đề, ví dụ "có tàn thuốc ở cửa sau kho, cách đống thùng carton khoảng hai mét".
Bố cục một biên bản tự kiểm tra
Không có mẫu chuẩn duy nhất; biên bản nên đủ các phần để người đọc sau này, kể cả đoàn kiểm tra của cơ quan chức năng, hiểu được đã kiểm gì và xử lý ra sao:
- Thông tin chung: tên cơ sở, địa điểm, ngày giờ bắt đầu và kết thúc, thành phần kiểm tra.
- Phạm vi: kiểm toàn bộ hay một số khu; nếu một số khu thì ghi rõ khu nào để lần sau kiểm phần còn lại.
- Kết quả theo dõi biên bản lần trước: từng việc đã hứa, đã làm hay chưa, nếu chưa thì vì sao.
- Phát hiện lần này: đánh số từng phát hiện, ghi vị trí, mô tả, mức độ (cần xử lý ngay, trong tuần, trong tháng), ảnh kèm theo.
- Việc đã xử lý ngay trong lúc kiểm: ví dụ dọn hàng khỏi lối đi, đặt lại bình.
- Kế hoạch khắc phục: với từng phát hiện chưa xử lý, ai làm, làm gì, hạn hoàn thành.
- Kiến nghị với người đứng đầu: những việc vượt quyền của người phụ trách như mua thêm phương tiện, sửa hệ thống điện, cần kinh phí.
- Chữ ký những người kiểm tra và người đứng đầu cơ sở (hoặc người được uỷ quyền) xác nhận đã nắm.
Phần mức độ giúp ưu tiên đúng. Một ổ cắm đang nóng chảy nhựa là việc phải ngắt ngay trong lúc kiểm, không chờ vào biên bản. Một biển báo bị mờ có thể thay trong tháng. Ghi chung chung mọi thứ cùng một mức thì việc khẩn cấp dễ bị chìm giữa những việc nhỏ.
Kiểm vào những giờ khác thường
Phần lớn đợt tự kiểm tra diễn ra vào buổi sáng ngày thường, lúc người phụ trách có mặt. Nhưng nhiều nguy cơ chỉ xuất hiện ngoài khung giờ đó. Ca tối ở quán ăn là lúc bếp chạy hết công suất, dầu mỡ bám nhiều nhất, nhân viên mệt nhất. Ban đêm ở nhà trọ hay kho là lúc xe điện cắm sạc hàng loạt, cửa phụ bị khoá vì lo trộm, chỉ còn một người trực. Cuối tuần ở văn phòng là lúc máy móc để chế độ chờ, không ai ở đó nhìn.
Một đợt kiểm ngắn vào ca tối hoặc trước giờ đóng cửa, mỗi quý một lần, thường tìm ra những thứ mà đợt kiểm buổi sáng không thể thấy: ổ cắm sạc dồn ở chân cầu thang, cửa sau khoá trái mà chìa khoá mang về nhà, bình chữa cháy bị kéo vào trong để lấy chỗ kê bàn phục vụ khách đông. Ghi biên bản cho đợt kiểm này như bình thường, ghi rõ giờ kiểm để người đọc hiểu vì sao kết quả khác.
Mùa cao điểm cũng cần một đợt riêng: trước Tết với cửa hàng bán lẻ và kho hàng, đầu mùa du lịch với khách sạn, homestay, mùa nắng nóng với xưởng có máy móc chạy liên tục. Lúc đó hàng hoá nhiều hơn, người mới nhiều hơn, thiết bị điện chạy nhiều hơn. Ví dụ giả định: một cửa hàng tạp hoá ở Nghệ An kiểm trước Tết thấy hàng thùng chất kín cả lối dẫn ra sân sau, nơi có lối ra thứ hai. Chủ thuê thêm một phòng chứa tạm trong hai tuần thay vì để hàng ở đó, và ghi việc này vào biên bản như một biện pháp tạm thời có hạn kết thúc.
Viết phát hiện sao cho người khác làm được
Ghi vị trí cụ thể. "Tầng 2, phòng kho số 3, góc trong cùng bên trái" thay cho "kho". Người được giao xử lý phải tìm ra đúng chỗ mà không cần hỏi lại.
Mô tả cái thấy được, không phán xét. "Ổ cắm kéo dài nối tiếp hai ổ, cắm máy sưởi và ấm siêu tốc" thay cho "sử dụng điện không an toàn". Mô tả cụ thể thì người đọc tự hiểu vì sao đó là vấn đề.
Kèm ảnh có thời gian. Một ảnh trước và một ảnh sau khi khắc phục là bằng chứng gọn nhất cho cả vòng việc.
Giao cho một người, không giao cho bộ phận. "Bộ phận kho xử lý" thường nghĩa là không ai xử lý. Ghi tên người hoặc vị trí cụ thể như "thủ kho ca ngày".
Hạn hoàn thành thật. Hạn quá dài thì vấn đề tồn tại đến lần kiểm sau; hạn quá ngắn mà không có kinh phí thì thành hứa suông. Việc cần tiền thì ghi luôn là cần người đứng đầu duyệt.
Theo dõi khắc phục đến khi xong
Biên bản chỉ có giá trị khi các việc trong đó được làm. Cách đơn giản nhất là ngay sau khi lập biên bản, người phụ trách chép danh sách việc cần làm sang một bảng theo dõi riêng có ba cột trạng thái: chưa làm, đang làm, đã xong. Mỗi tuần nhìn bảng một lần, việc đến hạn mà chưa xong thì hỏi người được giao.
Khi một việc xong, ghi ngày xong và chụp ảnh sau khắc phục. Đến lần tự kiểm tra sau, phần đầu biên bản sẽ đối chiếu từng việc cũ, nên không có việc nào biến mất khỏi tầm nhìn chỉ vì đã qua một tháng.
Có những vấn đề lặp lại lần nào kiểm cũng thấy, ví dụ hàng chất ở cửa sau kho. Lặp lại ba lần là dấu hiệu nguyên nhân nằm ở cách tổ chức chứ không phải ý thức của một người: kho thiếu chỗ, quy trình nhận hàng dồn vào giờ cao điểm. Ghi nhận xét đó vào phần kiến nghị để người đứng đầu xem xét thay đổi cách làm.
Biên bản tự kiểm tra và kế hoạch khắc phục cũng có ích khi cơ quan chức năng đến kiểm tra. Cơ sở cho thấy mình đã tự phát hiện và đang xử lý một vấn đề khác hẳn với cơ sở để vấn đề nằm đó không ai biết. Tuy vậy, biên bản tự lập không thay được nghĩa vụ khắc phục theo kiến nghị của cơ quan kiểm tra, và không nên được viết ra chỉ để trình bày; hãy viết nó để dùng.
Nếu muốn xem thêm các loại hồ sơ, giấy tờ PCCC mà từng mô hình kinh doanh cần chuẩn bị, bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Tự kiểm tra PCCC bao lâu một lần là hợp lý?
Nếu văn bản hiện hành quy định tần suất tối thiểu cho loại cơ sở của bạn thì làm theo đó; bạn hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH để biết. Ngoài ra, nhiều cơ sở chọn kiểm nhanh hằng tuần ở các khu rủi ro cao như bếp, kho, và một đợt kiểm toàn diện theo quý hoặc trước mùa cao điểm.
Ai được ký biên bản tự kiểm tra?
Những người trực tiếp đi kiểm ký vào phần thành phần kiểm tra, người đứng đầu cơ sở hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận đã nắm kết quả và kế hoạch khắc phục. Chữ ký của người đứng đầu quan trọng vì nhiều việc khắc phục cần quyết định chi tiêu hoặc thay đổi cách làm.
Có nên thuê đơn vị bên ngoài tự kiểm tra thay cơ sở không?
Đơn vị có chuyên môn có thể giúp kiểm những phần kỹ thuật như hệ thống báo cháy, chữa cháy, điện. Nhưng việc tự kiểm thói quen hằng ngày như lối đi, sắp xếp hàng, sạc xe nên do người của cơ sở làm, vì họ có mặt thường xuyên và biết những gì xảy ra ngoài giờ đơn vị bên ngoài đến.
Phát hiện vấn đề lớn khi tự kiểm thì có phải báo cơ quan chức năng không?
Việc phải làm trước tiên là xử lý để không còn nguy hiểm trước mắt, ví dụ ngắt điện khu vực có dây cháy xém. Với những vấn đề liên quan đến hệ thống PCCC đã nghiệm thu hoặc cần cải tạo, hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH về thủ tục trước khi sửa chữa lớn.
Biên bản tự kiểm tra lưu bao lâu?
Thời hạn lưu cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành. Về thực hành, nên giữ ít nhất các biên bản trong vài năm gần nhất cùng ảnh kèm theo, vì chúng cho thấy lịch sử xử lý vấn đề của cơ sở và hữu ích khi có kiểm tra hoặc khi cần làm rõ trách nhiệm sau sự cố.
Có cần lập biên bản nếu tự kiểm mà không thấy vấn đề gì?
Vẫn nên lập, ghi rõ phạm vi đã kiểm và kết quả. Biên bản ngắn "đã kiểm toàn bộ tầng một và kho, không phát hiện vấn đề mới, các việc của lần trước đã xong" vẫn là dấu vết cho thấy việc tự kiểm có diễn ra đều đặn.