Ngay sau một vụ cháy, thứ tự ưu tiên là: an toàn của con người, báo lực lượng chữa cháy qua số 114 nếu chưa báo, rồi thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm càng sớm càng tốt, hạn chế thiệt hại phát sinh thêm, giữ hiện trường và ghi nhận thiệt hại. Ba việc sau quyết định phần lớn việc bạn được bồi thường đủ hay bị tranh cãi kéo dài.
Bài này dành cho những ngày đầu, khi chủ cơ sở còn bối rối và dễ làm những việc tự nhiên nhưng bất lợi: dọn sạch cho nhanh mở cửa lại, bán rẻ hàng bị ám khói, vứt máy hỏng. Hồ sơ giấy tờ để đòi bồi thường được bàn ở bài riêng; ở đây là các việc tại chỗ. Mọi việc trong bài đều chỉ làm sau khi lực lượng chức năng đã cho phép vào lại khu vực và hiện trường an toàn về kết cấu, điện, khói.
Trình tự trong hai ngày đầu
Danh sách dưới đây sắp theo thứ tự nên làm; một số việc có thể làm song song nếu cơ sở có nhiều người.
- Đảm bảo không còn ai bị kẹt, người bị thương được đưa đi cấp cứu. Mọi việc khác đều xếp sau.
- Gọi điện cho doanh nghiệp bảo hiểm theo đường dây nóng ghi trên giấy chứng nhận, ghi lại thời điểm gọi, tên người nhận, số tham chiếu nếu có. Sau đó gửi thông báo bằng văn bản (thư điện tử hoặc giấy) nêu thời gian, địa điểm, sơ bộ tài sản bị ảnh hưởng.
- Phối hợp với cơ quan công an và lực lượng PCCC trong việc khám nghiệm hiện trường, xác định nguyên nhân; không tự ý di dời những gì họ yêu cầu giữ.
- Chụp ảnh, quay video toàn bộ hiện trường trước khi chạm vào bất cứ thứ gì, từ tổng quan tới chi tiết, cả những khu không bị cháy.
- Hạn chế tổn thất phát sinh thêm: che mái bị thủng, ngắt điện, nước khu bị ảnh hưởng, đưa hàng chưa cháy ra khỏi khu ẩm ướt, khi hiện trường đã được phép.
- Lập danh sách sơ bộ tài sản bị hư hại, tài sản còn nguyên, tài sản đã di dời và nơi đặt.
- Gom và bảo quản giấy tờ: hợp đồng bảo hiểm, sổ kho, hoá đơn, bảng kê tài sản bản lưu ngoài cơ sở.
Thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm: sớm và có dấu vết
Hợp đồng bảo hiểm luôn có nghĩa vụ thông báo tổn thất trong một khoảng thời gian nhất định. Thời hạn cụ thể nằm trong quy tắc và hợp đồng của bạn, nhưng nguyên tắc là càng sớm càng tốt. Thông báo muộn không đương nhiên làm mất quyền bồi thường, nhưng tạo cơ hội để tranh cãi: hiện trường đã thay đổi, giám định viên không thấy được thiệt hại ban đầu, có câu hỏi về việc tổn thất có lớn lên do chậm xử lý không.
Thông báo bằng điện thoại là để doanh nghiệp bảo hiểm cử người ngay; thông báo bằng văn bản là để có dấu vết. Văn bản không cần dài: tên cơ sở, số hợp đồng, thời điểm phát hiện cháy, khu vực bị ảnh hưởng, đã báo cơ quan chức năng chưa, người liên hệ. Giữ lại bản gửi và xác nhận đã nhận. Nếu cơ sở có nhiều hợp đồng (hợp đồng cháy nổ bắt buộc, hợp đồng tự nguyện mở rộng, bảo hiểm tài sản thế chấp qua ngân hàng), thông báo cho tất cả, và báo cả ngân hàng nhận thế chấp nếu có.
Nếu đường dây nóng không ai trả lời vì vụ cháy xảy ra ban đêm hoặc ngày nghỉ, hãy gọi người đại lý hoặc nhân viên đã bán hợp đồng cho bạn, đồng thời gửi văn bản qua thư điện tử để có mốc thời gian. Chụp màn hình nhật ký cuộc gọi. Những bằng chứng nhỏ này giúp bạn không bị coi là chậm thông báo khi thực ra đã cố liên lạc ngay.
Giữ hiện trường nhưng vẫn phải hạn chế tổn thất
Hai nghĩa vụ tưởng mâu thuẫn. Bạn được yêu cầu giữ hiện trường để giám định và điều tra nguyên nhân, nhưng cũng có nghĩa vụ hạn chế tổn thất phát sinh thêm. Cách dung hoà là: chụp ảnh, quay video kỹ trước, thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm việc bạn sắp làm, rồi mới di dời hoặc che chắn những gì cần thiết.
Không vứt bỏ tài sản hỏng. Máy cháy, hàng bị ám khói, nguyên liệu ngấm nước là bằng chứng. Gom vào một khu, đánh dấu, giữ tới khi giám định viên xem và đồng ý cho xử lý.
Không tự bán thanh lý. Hàng còn bán được với giá thấp có thể được thu hồi để giảm tổn thất, nhưng nên làm theo thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm. Bán tự ý làm mất căn cứ xác định thiệt hại và có thể bị trừ vào tiền bồi thường theo giá mà bên giám định cho là hợp lý.
Chi phí hạn chế tổn thất. Chi phí hợp lý để cứu tài sản, che chắn, bơm nước, thuê người di dời hàng thường được xem xét bồi thường theo quy tắc. Giữ hoá đơn, biên nhận cho mọi khoản chi này.
Không tự sửa điện, sửa hệ thống chữa cháy. Để thợ có chuyên môn và đơn vị được phép làm, sau khi hiện trường đã được ghi nhận.
Chụp ảnh và quay video sao cho có ích
Ảnh chụp vội bằng điện thoại thường thiếu đúng những thứ giám định viên cần. Một bộ ảnh tốt gồm:
- Ảnh mặt ngoài cơ sở từ nhiều phía, có thể nhận ra vị trí.
- Ảnh tổng quan từng khu, đứng ở cửa chụp vào, rồi đi một vòng.
- Ảnh cận từng máy móc bị hư hại, kèm bảng tên máy hoặc số seri nếu còn đọc được.
- Ảnh các đống hàng: chiều cao, số pallet, tình trạng bao bì, cả hàng còn nguyên.
- Ảnh vết cháy, điểm cháy nghi ngờ, nhưng không xê dịch gì để chụp.
- Video quay liên tục một vòng có lời nói ghi chú vị trí, thời điểm.
- Ảnh khu vực không bị cháy để chứng minh phạm vi.
Lưu ngay bản sao lên nơi lưu trữ ngoài điện thoại. Ghi lại ngày giờ chụp. Bộ ảnh này cũng có ích khi bạn làm việc với chủ nhà, với ngân hàng và khi lập kế hoạch khôi phục.
Nếu trước đó bạn đã có bảng kê tài sản kèm ảnh chụp định kỳ, hãy đặt ảnh cũ và ảnh mới của cùng một khu cạnh nhau. Cặp ảnh trước và sau cho giám định viên thấy ngay khu đó từng có bao nhiêu hàng, máy nào đặt ở đâu, giảm hẳn số câu hỏi phải trả lời bằng trí nhớ. Cơ sở chưa có ảnh cũ có thể tìm trong ảnh quảng cáo trên mạng xã hội, ảnh nhân viên chụp trong nhóm trò chuyện nội bộ, ảnh từ camera an ninh nếu đầu ghi được đặt ngoài khu cháy hoặc lưu trên mạng.
Giám định viên đến: chuẩn bị gì, nói gì
Doanh nghiệp bảo hiểm thường cử giám định viên của mình hoặc thuê một công ty giám định độc lập. Buổi đầu, giám định viên đi hiện trường, chụp ảnh, hỏi về hoạt động của cơ sở, tình trạng an toàn trước cháy, lượng hàng, máy móc, và yêu cầu danh sách tài liệu. Bạn nên có một người nắm rõ cơ sở đi cùng suốt buổi, trả lời đúng sự thật, chỗ nào chưa biết thì nói chưa biết và hẹn bổ sung.
Ký biên bản giám định hiện trường sau khi đọc kỹ. Nếu biên bản ghi sai hoặc thiếu (ví dụ bỏ sót một khu, ghi số pallet ít hơn), bạn có quyền ghi ý kiến vào biên bản hoặc gửi văn bản bổ sung. Đừng ký cho xong rồi tính sau. Ngược lại, cũng không nên khai cao hơn thực tế với hy vọng được trả nhiều: khai sai có chủ ý là căn cứ để doanh nghiệp bảo hiểm từ chối, và có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý.
Làm việc với chủ nhà, ngân hàng và khách hàng trong thời gian gián đoạn
Một vụ cháy kéo theo nhiều mối quan hệ khác ngoài doanh nghiệp bảo hiểm. Với chủ nhà, hãy thông báo bằng văn bản về sự việc, mời cùng chứng kiến hiện trạng, thống nhất ai làm việc với bên bảo hiểm cho phần nhà và tiền thuê trong thời gian không dùng được tính thế nào. Với ngân hàng đang nhận thế chấp tài sản, báo sớm vì ngân hàng thường có quyền với tiền bồi thường và có thể cần cùng ký các văn bản thoả thuận.
Với khách hàng và đối tác, nhất là khi bạn đang giữ hàng của họ hoặc đang có đơn giao, cần báo tình trạng thật và thời gian dự kiến khôi phục. Hợp đồng thương mại thường có điều khoản về sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan; một vụ cháy có được xem là trường hợp đó không còn tuỳ nguyên nhân và nội dung hợp đồng, không nên tự khẳng định. Hàng của khách đang giữ hộ, nếu đã được khai trong hợp đồng bảo hiểm, sẽ được xử lý trong cùng hồ sơ bồi thường; nếu chưa khai, cần trao đổi ngay với khách về trách nhiệm theo hợp đồng giữa hai bên.
Tạm ứng bồi thường và mở cửa lại
Với tổn thất lớn, việc giám định và tính toán có thể kéo dài nhiều tuần, trong khi cơ sở cần tiền để dọn dẹp, sửa chữa, trả lương. Nhiều quy tắc bảo hiểm cho phép tạm ứng một phần bồi thường khi đã xác định được tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm. Hãy đề nghị bằng văn bản, kèm kế hoạch dùng tiền. Mức và điều kiện tạm ứng tuỳ quy định áp dụng và chính sách của doanh nghiệp bảo hiểm.
Trước khi mở cửa lại, bạn cần cơ quan chức năng xác nhận hiện trường đã hoàn tất khám nghiệm, giám định viên đồng ý cho dọn dẹp, và hệ thống điện, phương tiện chữa cháy được khôi phục. Nếu phải sửa chữa lớn hoặc cải tạo khác hiện trạng trước, hãy kiểm tra xem có phải làm lại thủ tục thẩm duyệt PCCC không. Với vụ cháy có thiệt hại cho người khác hoặc có dấu hiệu tranh chấp, bạn nên tham khảo ý kiến luật sư sớm, trước khi đưa ra các cam kết bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu sau vụ cháy phải thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm?
Thời hạn cụ thể nằm trong quy tắc và hợp đồng bảo hiểm của bạn. Nguyên tắc an toàn là gọi ngay khi có thể và gửi văn bản trong ngày hoặc ngày hôm sau. Thông báo muộn có thể khiến việc xác định thiệt hại khó hơn và dễ phát sinh tranh cãi.
Cơ quan công an niêm phong hiện trường thì làm sao hạn chế tổn thất?
Báo cho cơ quan đang giữ hiện trường và doanh nghiệp bảo hiểm về nguy cơ thiệt hại tăng thêm, ví dụ mưa dột vào hàng chưa cháy, để được hướng dẫn hoặc cho phép biện pháp tạm. Ghi lại các trao đổi này.
Hàng chỉ bị ám khói, còn dùng được, có được bồi thường không?
Hàng bị giảm giá trị do khói, nhiệt, nước chữa cháy thường được xem là tổn thất, mức bồi thường tính theo phần giá trị bị giảm. Giám định viên sẽ đánh giá từng loại, có thể đề nghị phân loại, làm sạch hoặc bán thu hồi.
Có cần thuê giám định riêng không?
Với tổn thất nhỏ, thường không cần. Với tổn thất lớn hoặc khi bạn thấy cách đánh giá chưa thoả đáng, có thể thuê tổ chức giám định độc lập để đối chiếu, chi phí do bạn chịu trừ khi hai bên có thoả thuận khác.
Nhân viên bị thương trong vụ cháy có được bảo hiểm cháy nổ trả không?
Bảo hiểm cháy nổ chủ yếu bảo vệ tài sản. Thương tích của người lao động được giải quyết theo chế độ tai nạn lao động, bảo hiểm xã hội và các bảo hiểm con người mà cơ sở đã mua cho nhân viên.
Có nên nhận lời đề nghị bồi thường nhanh với số tiền thấp hơn dự tính không?
Đề nghị nhanh có lợi khi bạn cần tiền gấp và số tiền hợp lý so với thiệt hại có chứng cứ. Trước khi ký biên bản thoả thuận bồi thường, đọc kỹ xem có câu chấm dứt mọi yêu cầu khác hay không, vì ký rồi thường khó đòi thêm.
Vụ cháy nhỏ đã tự dập tắt có cần báo bảo hiểm không?
Nếu có thiệt hại tài sản bạn muốn được bồi thường thì cần báo. Nếu thiệt hại dưới mức khấu trừ, bạn vẫn nên ghi lại sự việc trong hồ sơ quản lý PCCC để rút kinh nghiệm và chứng minh cơ sở đã xử lý.