Với công trình đã qua thẩm định thiết kế và nghiệm thu về PCCC, cơ sở đang hoạt động nên giữ bản sao (hoặc bản gốc, nếu là chủ sở hữu) các văn bản thẩm định, nghiệm thu, bản vẽ hệ thống PCCC được duyệt, hồ sơ hoàn công và tài liệu vận hành, bảo trì hệ thống. Đây là phần hồ sơ ít khi phải mở, nhưng mỗi lần cần thì thường rất cần: khi bảo trì hệ thống, khi muốn cải tạo, khi đoàn kiểm tra hỏi, khi bảo hiểm xem xét bồi thường, khi bán hay cho thuê lại cơ sở.
Bài này không hướng dẫn làm thủ tục thẩm định thiết kế hay nghiệm thu; đó là việc của giai đoạn xây mới, cải tạo, đổi công năng và đi theo thủ tục riêng. Ở đây chỉ bàn chuyện giữ: giữ những gì, ai giữ khi cơ sở thuê lại hoặc mua lại, sắp xếp ra sao, và làm gì khi phát hiện bộ hồ sơ đã thất lạc. Tên gọi của từng loại văn bản thay đổi theo từng thời kỳ quy định, nên hãy đọc bài theo ý nghĩa của giấy tờ hơn là theo tên.
Vì sao cơ sở đang chạy vẫn cần bộ hồ sơ này
Hồ sơ thiết kế, nghiệm thu mô tả hệ thống PCCC "lẽ ra phải như thế nào": báo cháy loại gì, đặt bao nhiêu đầu báo, chữa cháy bằng nước có những họng nào, bơm công suất ra sao, lối thoát nạn bố trí thế nào, vật liệu ngăn cháy ở đâu. Cơ sở đang chạy cần biết điều này để giữ cho hiện trạng không trôi xa khỏi thiết kế. Không có bộ hồ sơ, không ai biết việc kê thêm vách ngăn hay bịt một cửa có làm hệ thống mất tác dụng không.
Đơn vị bảo trì hệ thống báo cháy, chữa cháy cần bản vẽ để biết thiết bị nằm ở đâu, đi dây thế nào. Không có bản vẽ, họ phải dò lại từ đầu, mất thời gian và dễ bỏ sót.
Khi muốn cải tạo, mở rộng, đổi công năng một khu, người tư vấn thiết kế cần biết hiện trạng đã được duyệt để xác định thay đổi có phải làm lại thủ tục hay không. Bộ hồ sơ cũ là điểm xuất phát.
Khi cơ quan chức năng kiểm tra, họ có thể đối chiếu hiện trạng với hồ sơ đã nghiệm thu. Khi có sự cố, bên bảo hiểm và các bên liên quan có thể hỏi hệ thống đã được nghiệm thu chưa, có thay đổi gì sau nghiệm thu không. Trả lời những câu này bằng giấy tờ dễ hơn nhiều so với bằng trí nhớ.
Trước đây nhiều cơ sở còn giữ "giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC" theo quy định cũ. Loại giấy này có còn được cấp hay không, và cơ sở nay cần giấy tờ gì thay thế, là câu hỏi riêng bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành; giấy cũ vẫn nên lưu trong hồ sơ như một phần lịch sử của cơ sở.
Những giấy tờ thường có trong bộ bàn giao
Tuỳ quy mô và thời điểm xây dựng, bộ hồ sơ có thể dày mỏng khác nhau. Các nhóm giấy tờ thường gặp:
- Văn bản kết quả thẩm định (trước đây gọi là thẩm duyệt) thiết kế về PCCC kèm bộ bản vẽ, thuyết minh đã được đóng dấu thẩm định.
- Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC hoặc văn bản có giá trị tương đương theo quy định tại thời điểm nghiệm thu.
- Hồ sơ hoàn công hệ thống PCCC: bản vẽ thể hiện thực tế đã lắp đặt, có thể khác chút ít so với bản thiết kế ban đầu.
- Biên bản thử nghiệm, nghiệm thu từng hệ thống: báo cháy, chữa cháy bằng nước, chữa cháy tự động, hút khói, chiếu sáng sự cố, nếu có.
- Giấy chứng nhận kiểm định phương tiện PCCC đã lắp đặt, thuộc diện phải kiểm định.
- Tài liệu hướng dẫn vận hành, bảo trì của nhà sản xuất thiết bị và của nhà thầu lắp đặt.
- Thông tin bảo hành: nhà thầu, thời hạn, phạm vi bảo hành.
- Các văn bản điều chỉnh sau này: nếu công trình đã cải tạo và làm lại thủ tục, toàn bộ hồ sơ của lần điều chỉnh đó.
Một bản danh mục ghi rõ "bộ hồ sơ này gồm những gì, bản gốc hay bản sao, bản gốc ở đâu" đặt ở đầu bìa là thứ nên có. Nó cho người tiếp nhận hồ sơ sau này biết mình đang cầm đủ hay thiếu.
Ai giữ bản gốc trong từng tình huống
Cơ sở đang hoạt động không phải lúc nào cũng là chủ công trình. Bảng dưới gợi ý cách chia giữ hồ sơ trong vài tình huống phổ biến; điều quan trọng là thoả thuận rõ bằng văn bản:
| Tình huống | Bản gốc thường do ai giữ | Cơ sở đang hoạt động nên giữ gì |
|---|---|---|
| Tự xây, tự dùng | Chính cơ sở | Bản gốc cất nơi an toàn, bản sao để làm việc |
| Thuê nhà xưởng, kho trong khu công nghiệp | Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu công trình | Bản sao các văn bản thẩm định, nghiệm thu, bản vẽ phần mình thuê; ghi trong hợp đồng quyền được xem bản gốc |
| Thuê sàn văn phòng, mặt bằng trong toà nhà | Chủ đầu tư, ban quản lý toà nhà | Bản sao phần liên quan đến sàn thuê; hồ sơ cải tạo nội thất của chính mình |
| Mua lại cơ sở đang hoạt động | Chuyển sang người mua theo hợp đồng | Kiểm đủ hồ sơ trước khi ký, ghi vào danh mục bàn giao |
| Thuê lại từ người thuê trước | Chủ sở hữu | Bản sao từ chủ sở hữu, kèm hồ sơ cải tạo của người thuê trước nếu có |
Tình huống rủi ro nhất là thuê một mặt bằng đã được người thuê trước cải tạo nhiều lần. Bản nghiệm thu gốc mô tả công trình ban đầu, còn hiện trạng đã khác nhiều. Trước khi ký hợp đồng thuê, nên hỏi rõ những lần cải tạo đó đã làm thủ tục PCCC chưa; nếu cần xem kỹ điều khoản phân chia trách nhiệm, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Sắp xếp và bảo quản bộ hồ sơ
Hồ sơ thiết kế, nghiệm thu thường dày, có bản vẽ khổ lớn, nên cần cách cất riêng với phần hồ sơ quản lý dùng hằng ngày:
- Lập danh mục: liệt kê từng văn bản, số trang, bản gốc hay bản sao.
- Tách bản gốc và bản làm việc. Bản gốc cất trong tủ có khoá, tránh ẩm, tránh khu có nguy cơ cháy (đừng cất trong kho hàng); bản làm việc để người phụ trách và đơn vị bảo trì dùng.
- Số hoá: chụp hoặc quét toàn bộ, đặt tên tệp theo danh mục, lưu ở ít nhất hai nơi khác nhau, ví dụ máy tính của cơ sở và một kho lưu trữ trực tuyến của doanh nghiệp.
- Bản vẽ khổ lớn: cuộn hoặc gấp theo cách không làm rách nếp, đánh số từng tờ.
- Ghi trong hồ sơ quản lý PCCC nơi để bộ hồ sơ này và người giữ chìa khoá tủ.
- Mỗi lần có người mượn (đơn vị bảo trì, tư vấn, đoàn kiểm tra xem), ghi sổ mượn và kiểm lại khi nhận về.
Bước số hoá đặc biệt đáng làm vì phòng trường hợp chính sự cố cháy làm mất hồ sơ giấy. Bản số hoá lưu ngoài cơ sở là thứ còn lại khi cần làm việc với bảo hiểm và cơ quan chức năng sau sự cố.
Khi phát hiện hồ sơ đã thất lạc
Không ít cơ sở chỉ phát hiện thiếu hồ sơ khi có người hỏi. Việc đầu tiên là tìm ở những nơi có thể còn bản lưu: chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình, nhà thầu thi công hệ thống PCCC, đơn vị tư vấn thiết kế, người thuê hoặc chủ cũ. Các đơn vị làm nghề thường lưu hồ sơ dự án của họ một thời gian dài.
Nếu không còn ai giữ, liên hệ cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH đã thẩm định, nghiệm thu công trình (hoặc cơ quan đang quản lý địa bàn sau khi sắp xếp lại bộ máy) để hỏi về việc sao lục hoặc xác nhận thông tin theo thủ tục hiện hành. Thủ tục cụ thể và giấy tờ cần mang theo, bạn hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận; bài không đưa ra quy trình cứng vì đây là phần dễ thay đổi.
Trong lúc chờ, lập ngay một bản mô tả hiện trạng hệ thống: thiết bị gì, đặt ở đâu, ai lắp, đang hoạt động thế nào, có thể nhờ đơn vị bảo trì có chuyên môn khảo sát. Ghi rõ đây là bản mô tả hiện trạng, không phải hồ sơ nghiệm thu.
Một điều cần nói thẳng: không dựng lại hồ sơ nghiệm thu bằng cách tự làm giấy tờ, không mua "hồ sơ làm lại" từ bất kỳ ai hứa hẹn có thể làm ra văn bản của cơ quan nhà nước. Đó là làm giả giấy tờ, rủi ro pháp lý lớn hơn rất nhiều so với việc thiếu hồ sơ. Nếu công trình thực sự chưa từng được nghiệm thu dù thuộc diện phải nghiệm thu, đó là vấn đề khác, cần hỏi cơ quan chức năng hoặc người làm nghề pháp lý để có hướng xử lý đúng.
Những lúc bộ hồ sơ này phải được mở ra
Trước mỗi đợt bảo trì lớn hệ thống. Đưa bản vẽ hoàn công cho đơn vị bảo trì, yêu cầu họ báo lại những chỗ hiện trạng khác bản vẽ.
Trước khi sửa chữa, cải tạo. Kể cả việc tưởng nhỏ như ngăn thêm phòng, thay trần, thay vật liệu trang trí. Đối chiếu với hồ sơ để biết có ảnh hưởng hệ thống không, rồi hỏi về thủ tục nếu cần.
Khi ký, gia hạn hoặc thay đổi hợp đồng bảo hiểm cháy nổ. Bên bảo hiểm có thể hỏi về hệ thống PCCC; trả lời theo hồ sơ chính xác hơn trả lời theo trí nhớ.
Khi chuyển nhượng, cho thuê lại. Bên nhận cần biết họ đang nhận một công trình với hệ thống PCCC đã được duyệt như thế nào.
Khi thay người phụ trách PCCC. Người mới nên được xem qua bộ hồ sơ để biết nó tồn tại, nằm ở đâu, gồm những gì.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở thuê nhà xưởng có quyền yêu cầu chủ nhà cung cấp hồ sơ nghiệm thu PCCC không?
Quyền này nên được ghi rõ trong hợp đồng thuê. Trong thực tế, người thuê có lý do chính đáng để cần bản sao vì họ chịu trách nhiệm PCCC với phần mình sử dụng. Nếu hợp đồng chưa ghi, nên thoả thuận bổ sung; tranh chấp phức tạp thì nhờ người làm nghề pháp lý xem.
Bản vẽ thiết kế và bản vẽ hoàn công khác nhau thế nào?
Bản vẽ thiết kế thể hiện hệ thống theo dự kiến được thẩm định; bản vẽ hoàn công thể hiện hệ thống thực tế đã lắp đặt, có thể điều chỉnh vị trí so với thiết kế. Với công việc bảo trì và kiểm tra hiện trạng, bản hoàn công thường hữu ích hơn.
Công trình xây đã lâu, trước khi có yêu cầu thẩm định PCCC thì sao?
Một số công trình cũ được xây khi quy định khác hiện nay. Việc công trình đó cần làm gì để đáp ứng yêu cầu hiện hành khi đang hoạt động, bạn hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH; giữ lại mọi giấy tờ xây dựng cũ còn có để làm căn cứ trao đổi.
Có cần công chứng bản sao hồ sơ nghiệm thu để lưu không?
Để lưu và làm việc nội bộ, bản chụp rõ ràng là đủ. Bản sao có chứng thực chỉ cần khi một thủ tục cụ thể yêu cầu. Quan trọng hơn là biết bản gốc ở đâu và ai giữ, để khi cần xuất trình có thể lấy được.
Mua lại một quán đang kinh doanh, nên kiểm những giấy tờ PCCC nào?
Nên hỏi bên bán về hồ sơ thiết kế, nghiệm thu (nếu công trình thuộc diện), hồ sơ quản lý PCCC đang dùng, sổ phương tiện, biên bản kiểm tra gần nhất và việc khắc phục kiến nghị, hợp đồng bảo hiểm cháy nổ. Thiếu thứ gì thì ghi vào biên bản bàn giao để làm rõ trách nhiệm.