Một bộ hồ sơ đòi bồi thường bảo hiểm cháy nổ thường gồm: văn bản yêu cầu bồi thường; tài liệu về hợp đồng và tài sản được bảo hiểm; biên bản giám định tổn thất; tài liệu của cơ quan có thẩm quyền về vụ cháy; và chứng từ chứng minh giá trị thiệt hại. Danh mục chính xác và thời hạn nộp, thời hạn giải quyết nằm trong nghị định về bảo hiểm bắt buộc hiện hành và quy tắc của doanh nghiệp bảo hiểm; hãy xin danh mục bằng văn bản ngay từ buổi giám định đầu tiên.
Phần dễ thì dễ: hợp đồng, giấy chứng nhận, chứng từ đóng phí. Phần khó là chứng minh bạn đã mất bao nhiêu, đặc biệt với hàng hoá, khi chính sổ sách, máy tính và kho cũng nằm trong đám cháy. Bài này đi qua từng nhóm giấy tờ, cách dựng lại số liệu từ nguồn bên ngoài, và các lỗi làm hồ sơ bị trả về nhiều vòng.
Các nhóm giấy tờ và nơi lấy
Bảng dưới gom theo nhóm để bạn phân việc cho từng người. Doanh nghiệp bảo hiểm có thể yêu cầu thêm tuỳ vụ việc.
| Nhóm | Gồm những gì | Lấy ở đâu |
|---|---|---|
| Yêu cầu bồi thường | Văn bản đề nghị bồi thường có chữ ký người đại diện, nêu tóm tắt sự việc và số tiền đề nghị (có thể bổ sung sau) | Cơ sở tự lập |
| Hợp đồng và tài sản | Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm, sửa đổi bổ sung, chứng từ đóng phí, bảng kê tài sản đã khai | Bản lưu của cơ sở, bản của doanh nghiệp bảo hiểm |
| Về vụ cháy | Biên bản, kết luận hoặc văn bản xác nhận của cơ quan công an, lực lượng PCCC về vụ cháy và nguyên nhân (nếu đã có) | Cơ quan đã khám nghiệm hiện trường |
| Giám định | Biên bản giám định hiện trường, báo cáo giám định tổn thất | Giám định viên do doanh nghiệp bảo hiểm cử hoặc thuê |
| Chứng minh thiệt hại | Hoá đơn mua tài sản, sổ kho, báo cáo tồn, tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, báo giá sửa chữa hoặc thay thế, ảnh chụp trước và sau | Cơ sở, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế, đơn vị sửa chữa |
| Chi phí phát sinh | Hoá đơn chi phí hạn chế tổn thất, dọn dẹp, di dời nếu thuộc phạm vi | Cơ sở |
Kết luận chính thức về nguyên nhân cháy có thể cần thời gian. Hỏi doanh nghiệp bảo hiểm xem có thể nộp trước phần còn lại và bổ sung kết luận sau không, để không bị chậm toàn bộ hồ sơ.
Văn bản yêu cầu bồi thường viết gì
Không có mẫu chuẩn bắt buộc chung; doanh nghiệp bảo hiểm thường có mẫu riêng và bạn nên dùng mẫu đó. Dù theo mẫu nào, văn bản cần có các nội dung: tên cơ sở và người đại diện, số hợp đồng hoặc giấy chứng nhận, địa điểm xảy ra cháy, thời điểm phát hiện, mô tả ngắn diễn biến, các khu và nhóm tài sản bị ảnh hưởng, các việc đã làm để hạn chế tổn thất, số tiền đề nghị bồi thường tạm tính hoặc ghi rõ sẽ bổ sung sau khi có bảng kê, tài khoản nhận tiền, danh sách tài liệu gửi kèm.
Viết theo sự kiện, không viết theo cảm xúc. Câu như "toàn bộ kho bị thiêu rụi" nên được thay bằng mô tả khu nào cháy hoàn toàn, khu nào bị khói, khu nào còn nguyên. Mô tả chính xác ngay từ đầu giúp hồ sơ khớp với biên bản giám định, tránh việc mỗi văn bản nói một kiểu rồi phải giải trình. Nếu chưa biết nguyên nhân, ghi là đang chờ kết luận của cơ quan có thẩm quyền, không tự suy đoán.
Số tiền đề nghị nên được chia theo nhóm: nhà và phần cải tạo, máy móc, hàng hoá, chi phí hạn chế tổn thất. Mỗi nhóm một con số kèm cách tính sơ bộ. Cách trình bày này giúp người xử lý hồ sơ đối chiếu ngay với hợp đồng, nơi mỗi nhóm có số tiền bảo hiểm riêng, và cho phép phần nào rõ ràng thì giải quyết trước.
Dựng lại số hàng hoá khi sổ sách đã cháy
Bắt đầu từ bên ngoài cơ sở. Hoá đơn điện tử đầu vào và đầu ra được lưu trên hệ thống của cơ quan thuế; bạn tra cứu lại được qua tài khoản của cơ sở. Đây thường là nguồn chắc nhất để dựng lại lượng hàng nhập, xuất trong kỳ.
Đối chiếu với nhà cung cấp và khách hàng. Xin bảng đối chiếu công nợ, danh sách đơn hàng đã giao trong vài tháng gần nhất. Hai đầu nhập và xuất khớp nhau thì số tồn suy ra đáng tin hơn.
Dữ liệu ngân hàng. Sao kê thanh toán cho nhà cung cấp, tiền thu từ khách giúp xác nhận giao dịch đã diễn ra.
Phần mềm, dữ liệu trực tuyến. Nếu cơ sở dùng phần mềm bán hàng, quản lý kho chạy trên mạng, dữ liệu vẫn còn dù máy tính tại chỗ đã cháy. Xuất báo cáo tồn tại ngày gần nhất trước vụ cháy.
Ảnh, camera, tin nhắn. Ảnh chụp kho định kỳ, ảnh từ camera lưu trên mạng, tin nhắn đặt hàng của nhân viên là bằng chứng bổ sung về số lượng thực có.
Giải thích chênh lệch. Số dựng lại hiếm khi khớp tuyệt đối với số kiểm đếm tại hiện trường. Chủ động giải thích chênh lệch (hàng hao hụt, hàng đã bán chưa xuất hoá đơn kịp, hàng trả lại) sẽ tốt hơn để giám định viên tự phát hiện.
Máy móc và nhà xưởng: sửa hay thay
Với máy móc bị hư hại một phần, câu hỏi đầu tiên là sửa được hay không, và sửa có kinh tế không. Giám định viên thường yêu cầu báo giá sửa chữa từ đơn vị có chuyên môn, hoặc ý kiến của hãng sản xuất nếu máy đặc thù. Nếu chi phí sửa vượt giá trị của máy, tài sản được coi là tổn thất toàn bộ và tính theo giá trị trên cơ sở định giá của hợp đồng. Đừng tự tháo máy hay gửi đi sửa trước khi giám định viên kiểm tra, vì làm vậy mất căn cứ xác định tình trạng ban đầu.
Với nhà xưởng, cần đánh giá kết cấu còn an toàn không trước khi bàn chuyện sửa. Việc này nên do đơn vị có năng lực kiểm định công trình làm; kết quả là căn cứ cho cả việc sửa chữa lẫn tính tổn thất. Phần dọn dẹp mảnh vỡ, tháo dỡ phần hư hỏng có thể được tính vào chi phí bồi thường nếu hợp đồng có điều khoản tương ứng; hỏi trước khi thuê đơn vị dọn dẹp.
Hàng giữ hộ, máy đi thuê và tài sản thế chấp: ai đứng ra đòi
Khi trong kho có hàng của khách gửi, nguyên liệu nhận gia công hay máy đi thuê, hồ sơ bồi thường có thêm một lớp phức tạp: chủ sở hữu tài sản không phải là bạn. Nếu bạn đã khai những tài sản này trong hợp đồng của mình với tư cách người giữ hộ, bạn đứng ra đòi bồi thường, nhưng cần kèm giấy tờ chứng minh quan hệ giữ hộ (hợp đồng gửi kho, hợp đồng gia công, hợp đồng thuê máy, phiếu nhập hàng của khách) và thường phải thống nhất với chủ sở hữu về việc nhận tiền.
Nếu chủ sở hữu đã tự mua bảo hiểm cho tài sản của họ, doanh nghiệp bảo hiểm của họ sẽ giải quyết cho họ, và có thể sau đó đòi bạn nếu vụ cháy do lỗi của bạn. Với tài sản đang thế chấp, ngân hàng thụ hưởng cần được báo và thường phải có văn bản đồng ý trước khi tiền được chuyển cho cơ sở. Làm rõ những quan hệ này ngay từ đầu sẽ tránh việc hồ sơ đã xong phần giám định mà vẫn nằm chờ vì chưa biết trả tiền cho ai.
Trình tự từ nộp hồ sơ tới nhận tiền
Mỗi vụ có nhịp riêng, nhưng thường đi qua các bước sau. Ghi ngày của từng bước vào một bảng theo dõi chung để biết hồ sơ đang ở đâu.
- Nộp văn bản yêu cầu bồi thường và các giấy tờ đã có, lấy xác nhận đã nhận.
- Nhận danh sách tài liệu còn thiếu từ doanh nghiệp bảo hiểm; hỏi rõ thời hạn bổ sung.
- Bổ sung tài liệu, mỗi lần gửi kèm danh mục để tránh thất lạc.
- Giám định viên hoàn tất báo cáo tổn thất; bạn đề nghị được xem nội dung chính hoặc bản tính bồi thường.
- Doanh nghiệp bảo hiểm gửi thông báo bồi thường hoặc từ chối bằng văn bản.
- Nếu đồng ý số tiền, hai bên ký biên bản thoả thuận bồi thường; nếu chưa đồng ý, gửi ý kiến bằng văn bản kèm căn cứ.
- Nhận tiền vào tài khoản đã đăng ký, hoặc ngân hàng thụ hưởng nhận nếu tài sản đang thế chấp.
Thời hạn mà doanh nghiệp bảo hiểm phải trả lời, phải bồi thường sau khi nhận đủ hồ sơ được quy định trong văn bản hiện hành và trong hợp đồng; nếu quá hạn mà không có phản hồi, bạn có căn cứ để đề nghị giải thích bằng văn bản.
Lỗi làm hồ sơ bị trả về nhiều vòng
Phần lớn sự chậm trễ không đến từ việc bị từ chối mà từ hồ sơ thiếu, lệch, phải gửi đi gửi lại. Những lỗi hay gặp:
- Số liệu ở văn bản yêu cầu, bảng kê thiệt hại và báo cáo kho không khớp nhau.
- Hoá đơn mang tên người khác (chủ cũ, công ty liên quan) mà không có giấy tờ giải thích quyền sở hữu.
- Gửi ảnh chụp giấy tờ mờ, thiếu trang, không có bản đối chiếu khi được yêu cầu.
- Đề nghị bồi thường cả những thứ không có trong hợp đồng như tiền mặt, xe cá nhân, lợi nhuận mất đi khi chưa mua điều khoản gián đoạn kinh doanh.
- Không trả lời câu hỏi của giám định viên trong thời gian hợp lý, khiến hồ sơ bị treo.
- Một người lo hồ sơ nghỉ việc giữa chừng, người mới không biết đã gửi gì.
Cách phòng đơn giản là chỉ định một đầu mối duy nhất, lưu mọi văn bản đi và đến trong một thư mục theo thứ tự ngày, đánh số từng lần gửi. Với vụ lớn, có thể cân nhắc thuê người làm nghề đại diện làm việc với doanh nghiệp bảo hiểm.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có kết luận nguyên nhân cháy thì doanh nghiệp bảo hiểm có giải quyết không?
Nhiều trường hợp doanh nghiệp bảo hiểm vẫn tiến hành giám định và tính tổn thất song song, nhưng quyết định cuối có thể chờ tài liệu của cơ quan có thẩm quyền nếu nguyên nhân liên quan tới điều khoản loại trừ. Bạn có thể đề nghị tạm ứng một phần trong lúc chờ.
Hàng hoá mua không có hoá đơn có được bồi thường không?
Doanh nghiệp bảo hiểm cần căn cứ để xác định giá trị và quyền sở hữu. Không có hoá đơn thì phải dùng chứng cứ khác như hợp đồng, chuyển khoản, xác nhận của người bán; khả năng được chấp nhận thấp hơn và có thể bị tính theo mức thận trọng.
Có được nhờ người khác làm hồ sơ bồi thường thay không?
Được, bằng giấy uỷ quyền hợp lệ của người đại diện cơ sở. Người được uỷ quyền có thể là nhân viên, người làm nghề hoặc tổ chức môi giới bảo hiểm đã thu xếp hợp đồng. Phạm vi uỷ quyền nên ghi rõ có được ký biên bản thoả thuận bồi thường hay không.
Không đồng ý với số tiền giám định tính ra thì làm gì?
Gửi văn bản nêu từng điểm không đồng ý kèm chứng cứ, đề nghị xem xét lại. Có thể thuê giám định độc lập để đối chiếu. Nếu vẫn không thống nhất, các bên đi tới thương lượng, hoà giải, trọng tài hoặc toà án theo điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng.
Tiền bồi thường có phải dùng để xây lại đúng chỗ cũ không?
Tuỳ cơ sở bồi thường trong hợp đồng. Nếu bồi thường theo giá thay thế mới, một số quy tắc yêu cầu tài sản thực sự được sửa hoặc thay thế mới trả đủ phần chênh so với giá trị thực tế. Hỏi rõ trước khi quyết định không xây lại.
Bồi thường xong thì hợp đồng bảo hiểm còn hiệu lực không?
Phụ thuộc điều khoản. Với tổn thất bộ phận, số tiền bảo hiểm có thể bị giảm tương ứng phần đã bồi thường cho tới khi bạn đề nghị khôi phục và đóng thêm phí. Với tổn thất toàn bộ, hợp đồng đối với tài sản đó thường chấm dứt.