Một bìa hồ sơ quản lý PCCC dễ dùng thường được chia thành các phần cố định theo chức năng (phân công, nội quy, sơ đồ, phương tiện, huấn luyện, tự kiểm tra, phương án, giấy tờ công trình, bảo hiểm, làm việc với cơ quan chức năng), tách riêng văn bản còn hiệu lực với văn bản đã thay, và đi kèm một lịch cập nhật để không phần nào bị bỏ quên. Mở bìa ra, người lạ cũng tìm được đúng tờ cần tìm trong một phút.
Bài này dành cho người kiêm nhiệm: kế toán, hành chính, quản lý cửa hàng được giao giữ hồ sơ PCCC bên cạnh việc chính. Thành phần bắt buộc của hồ sơ theo văn bản hiện hành, bạn đối chiếu hướng dẫn mới hoặc hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH; ở đây là cách tổ chức để những gì đã có không bị lạc và luôn khớp với thực tế cơ sở.
Chia bìa theo phần
Gợi ý một cách chia. Mỗi phần một ngăn hoặc một bìa con có nhãn; cơ sở nhỏ có thể gộp vài phần, cơ sở lớn có thể tách mỗi phần một bìa riêng:
| Phần | Gồm những gì | Ai cập nhật | Thời điểm cập nhật |
|---|---|---|---|
| 1. Tổng quan | Danh mục hồ sơ, thông tin cơ sở, danh bạ liên lạc khẩn cấp | Người phụ trách PCCC | Khi có thay đổi |
| 2. Phân công | Quyết định phân công, biên bản bàn giao người phụ trách | Người đứng đầu ký, người phụ trách lưu | Khi đổi người, đổi ca |
| 3. Nội quy, tiêu lệnh | Bản gốc có chữ ký, danh sách vị trí treo | Người phụ trách | Khi đổi công năng, thêm khu |
| 4. Sơ đồ | Sơ đồ bố trí phương tiện từng tầng | Người phụ trách | Khi dời, thêm, bớt phương tiện |
| 5. Phương tiện | Sổ theo dõi, chứng từ mua, phiếu bảo dưỡng | Người phụ trách, thủ kho | Mỗi lần kiểm, bảo dưỡng |
| 6. Huấn luyện | Bảng theo dõi người, bản sao chứng nhận, danh sách ký các buổi phổ biến | Người phụ trách, hành chính nhân sự | Khi có người vào, nghỉ, học |
| 7. Tự kiểm tra | Biên bản tự kiểm tra, bảng theo dõi khắc phục | Người phụ trách | Sau mỗi đợt kiểm |
| 8. Phương án | Phương án chữa cháy, cứu nạn cứu hộ của cơ sở (nếu thuộc diện), biên bản thực tập | Người phụ trách, người đứng đầu | Khi chỉnh lý, sau mỗi lần thực tập |
| 9. Công trình | Danh mục và bản sao hồ sơ thiết kế, nghiệm thu; nơi cất bản gốc | Người đứng đầu chỉ định | Khi cải tạo, làm lại thủ tục |
| 10. Bảo hiểm | Hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ | Kế toán, hành chính | Khi gia hạn |
| 11. Làm việc với cơ quan chức năng | Biên bản kiểm tra, văn bản kiến nghị, báo cáo khắc phục, văn bản trao đổi | Người phụ trách | Sau mỗi lần làm việc |
Phần tổng quan đặt ở đầu bìa là phần đáng làm nhất. Một trang danh mục cho biết bìa có những gì và một trang danh bạ (đơn vị bảo dưỡng, ban quản lý toà nhà, Công an cấp xã, người đứng đầu, người phụ trách) giúp người mới tiếp nhận hiểu ngay tình hình mà không phải hỏi.
Tách văn bản còn hiệu lực và văn bản đã thay
Hồ sơ PCCC tích tụ theo năm. Quyết định phân công ký lại ba lần, nội quy sửa hai lần, sơ đồ vẽ lại bốn lần. Nếu tất cả nằm chung một ngăn, người mở bìa không biết tờ nào đang áp dụng, và có lúc trình nhầm tờ cũ khi được kiểm tra.
Cách đơn giản: mỗi phần có hai ngăn, "đang áp dụng" và "đã thay". Khi một văn bản mới được ký, văn bản cũ chuyển sang ngăn "đã thay", ghi thêm bằng tay ở góc trên "đã thay bằng văn bản ngày…". Không vứt văn bản cũ, vì chúng cho biết vào thời điểm nào cơ sở được tổ chức ra sao, điều có thể cần khi làm rõ trách nhiệm sau một sự cố.
Với các loại sổ ghi liên tục như sổ phương tiện, sổ huấn luyện, khi hết sổ thì đóng lại, ghi khoảng thời gian trên bìa sổ, chuyển sang phần lưu trữ và mở sổ mới. Trang đầu sổ mới chép lại danh mục hiện tại để người dùng không phải lật sổ cũ.
Thời gian lưu giữ các văn bản đã thay và các sổ cũ, nếu văn bản hiện hành có quy định, bạn làm theo; nếu không, giữ ít nhất vài năm gần nhất là hợp lý, vì đó là khoảng thời gian dễ phát sinh câu hỏi nhất.
Lịch cập nhật theo nhịp
Phần lớn việc cập nhật gắn với những sự kiện có sẵn trong vận hành. Phần còn lại cần một lịch cố định để không phụ thuộc vào trí nhớ:
- Hằng tháng: ghi kết quả kiểm trực quan phương tiện; cập nhật bảng theo dõi khắc phục; kiểm danh sách nhân viên mới trong tháng đã được hướng dẫn và ký chưa.
- Hằng quý: một đợt tự kiểm tra toàn cơ sở có biên bản; đối chiếu sơ đồ với thực tế; xem lại quyết định phân công có ai đã nghỉ chưa.
- Trước mùa cao điểm của cơ sở: rà lại nội quy, lối đi, chỗ chứa hàng tăng thêm; phổ biến nhanh cho nhân viên thời vụ.
- Hằng năm: đọc toàn bộ bìa từ đầu đến cuối; lập kế hoạch bảo dưỡng, nạp bình, huấn luyện cho năm sau; kiểm hạn bảo hiểm, hạn chứng nhận huấn luyện; chuyển sổ cũ vào lưu trữ nếu đã hết.
- Theo sự kiện: sau mỗi lần cơ quan chức năng kiểm tra; sau mỗi lần thực tập phương án; sau mỗi lần có sự cố dù nhỏ (chập điện, cháy nồi, báo cháy kêu).
Đặt lịch này vào chính công cụ mà người phụ trách dùng hằng ngày: lịch điện thoại, lịch chung của cơ sở, hay một trang dán ở mặt trong bìa hồ sơ. Lịch nằm trong một tài liệu riêng không ai mở thì cũng như không có lịch.
Những thay đổi phải cập nhật hồ sơ ngay
Đổi người đứng đầu hoặc chủ hộ. Quyết định phân công, nội quy ký bởi người cũ nên được người mới ký lại hoặc ký xác nhận tiếp tục áp dụng. Việc đổi chủ có kéo theo thủ tục PCCC nào khác hay không, bạn đối chiếu quy định hiện hành.
Đổi người phụ trách PCCC. Quyết định mới, biên bản bàn giao, cập nhật danh bạ và thông tin người liên hệ trên hệ thống nếu đã khai.
Thay đổi bố trí bên trong. Kê lại kệ, dời quầy, ngăn phòng nhẹ: cập nhật sơ đồ. Nếu là cải tạo ảnh hưởng hệ thống PCCC hoặc lối thoát nạn, hỏi về thủ tục trước khi làm.
Thêm mặt hàng hoặc hoạt động mới. Đặc biệt mặt hàng dễ cháy, hoạt động dùng lửa, sạc pin số lượng lớn: sửa nội quy, xem lại phương tiện, và hỏi cơ quan chức năng nếu có thể làm cơ sở đổi diện quản lý.
Nhận biên bản kiểm tra của cơ quan chức năng. Lưu biên bản, lập kế hoạch khắc phục, lưu báo cáo đã khắc phục khi xong.
Cho thuê lại hoặc thuê thêm mặt bằng. Ghi rõ phạm vi quản lý của mỗi bên, lưu bản sao hồ sơ phân công của bên thuê.
Cơ sở có nhiều chi nhánh, nhiều địa điểm
Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nhiều kho thường muốn quản lý hồ sơ tập trung ở trụ sở. Điều này hợp lý cho phần tổng hợp và theo dõi, nhưng mỗi địa điểm vẫn cần một bìa hồ sơ tại chỗ, vì khi có cháy hoặc khi đoàn kiểm tra đến, người ở địa điểm đó phải mở được hồ sơ ngay chứ không gọi về trụ sở xin gửi.
Cách làm phổ biến là chuẩn hoá cấu trúc: mọi địa điểm dùng cùng một cách chia phần, cùng cách đặt mã phương tiện, cùng lịch cập nhật. Trụ sở giữ bản số hoá của từng địa điểm và một bảng tổng hợp: địa điểm nào có bình sắp đến hạn, địa điểm nào đổi người phụ trách mà chưa có quyết định mới, địa điểm nào còn kiến nghị chưa khắc phục.
Ví dụ giả định: một chuỗi năm cửa hàng điện máy ở Thành phố Hồ Chí Minh và Đồng Nai giao cho phòng hành chính tổng hợp hồ sơ PCCC. Mỗi cuối tháng, cửa hàng trưởng chụp các trang mới trong sổ phương tiện và biên bản tự kiểm tra gửi về. Phòng hành chính chỉ cần nhìn bảng tổng hợp là biết cửa hàng nào đang chậm, thay vì đợi đến lúc có đoàn kiểm tra mới phát hiện.
Lưu ý là mỗi địa điểm có thể thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan khác nhau sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, nên danh bạ liên lạc của từng bìa phải là của địa phương nơi địa điểm đó hoạt động.
Rà nhanh cả bìa hồ sơ trong ba mươi phút
Khi mới nhận giữ hồ sơ hoặc trước một đợt kiểm tra, một lượt rà nhanh theo thứ tự sau giúp biết bìa đang ở tình trạng nào:
- Mở danh mục, đối chiếu từng mục có trong bìa thật không.
- Đọc tên trong quyết định phân công, đối chiếu danh sách nhân viên hiện tại.
- Cầm sơ đồ đi một vòng nhanh, xem vị trí phương tiện có khớp không.
- Xem dòng ghi cuối cùng của sổ phương tiện: cách đây bao lâu?
- Xem bảng theo dõi huấn luyện: người phụ trách và người thay thế đã được huấn luyện chưa, chứng nhận còn hạn không.
- Xem biên bản tự kiểm tra gần nhất và bảng khắc phục: còn việc nào quá hạn không.
- Xem hạn hợp đồng bảo hiểm và biên bản kiểm tra gần nhất của cơ quan chức năng.
- Ghi lại mọi chỗ lệch vào một trang, ưu tiên xử lý việc ảnh hưởng an toàn trước, việc giấy tờ sau.
Thứ tự ưu tiên ở bước cuối là điều quan trọng nhất của cả bài. Hồ sơ đẹp không làm cơ sở an toàn hơn; hồ sơ chỉ có ích khi nó giúp nhìn thấy và xử lý những gì không an toàn.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ quản lý PCCC nên do ai giữ?
Người được phân công phụ trách PCCC thường là người giữ và cập nhật hằng ngày, người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm chung. Với doanh nghiệp, có thể giao bộ phận hành chính giữ bản gốc, nhưng người phụ trách tại địa điểm phải mở được hồ sơ bất cứ lúc nào cần.
Có nên để hồ sơ PCCC trong phòng bảo vệ hay quầy thu ngân không?
Nên để ở nơi dễ lấy khi có người hỏi hoặc khi có sự cố, nhưng không phải trong kho hàng hay khu có nguy cơ cháy cao. Nhiều cơ sở để bìa làm việc ở phòng trực hoặc phòng quản lý, còn bản gốc giấy tờ quan trọng cất trong tủ có khoá và có bản số hoá.
Hồ sơ PCCC có cần đánh số trang không?
Không bắt buộc với mọi phần, nhưng đánh số trang cho các sổ ghi liên tục giúp tránh xé bỏ hoặc chèn thêm trang, làm cho sổ đáng tin hơn. Với bìa văn bản rời, danh mục ở đầu bìa là đủ để biết có thiếu tờ nào không.
Đổi tên cơ sở hoặc địa chỉ hành chính sau sáp nhập thì có phải làm lại hồ sơ không?
Không cần làm lại từ đầu, nhưng nên cập nhật thông tin trên trang tổng quan, danh bạ cơ quan quản lý mới và các văn bản ký từ nay về sau. Các văn bản cũ ghi địa chỉ cũ vẫn giữ nguyên như một phần lịch sử. Thủ tục thông báo thay đổi với cơ quan nào, bạn đối chiếu quy định hiện hành.
Mất cả bìa hồ sơ thì bắt đầu lại từ đâu?
Bắt đầu với những phần phục vụ an toàn trước: phân công, sơ đồ, danh mục phương tiện, nội quy. Sau đó khôi phục phần lịch sử từ những nguồn còn lại như bản số hoá, phiếu của đơn vị bảo dưỡng, bản sao biên bản kiểm tra. Ghi rõ ngày lập lại và lý do, không ghi lùi ngày.
Có cần báo cáo định kỳ về PCCC cho cơ quan nào không?
Một số loại cơ sở có thể có nghĩa vụ báo cáo, thống kê theo văn bản hướng dẫn. Bạn hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH nơi cơ sở hoạt động để biết cơ sở mình có thuộc diện không, và nếu có thì lưu bản báo cáo đã gửi vào phần làm việc với cơ quan chức năng.