Sổ theo dõi huấn luyện PCCC ghi lại ai trong cơ sở đã được huấn luyện, phổ biến kiến thức phòng cháy, chữa cháy vào lúc nào, học nội dung gì, chứng nhận còn hạn hay không, và các buổi thực tập phương án chữa cháy của cơ sở đã diễn ra ra sao. Nó là bằng chứng duy nhất cho thấy việc huấn luyện có thật, vì kiến thức nằm trong đầu người học thì không ai nhìn thấy được.
Bài này nói về phần ghi chép. Còn ai thuộc diện bắt buộc huấn luyện, thời hạn chứng nhận, ai lập và phê duyệt phương án chữa cháy là nội dung được quy định trong Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024 cùng văn bản hướng dẫn; bạn đối chiếu bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH nơi cơ sở hoạt động. Ở đây chỉ bàn cách ghi sao cho cuốn sổ phản ánh đúng việc đã làm và dùng được khi cần.
Sổ huấn luyện ghi những hoạt động nào
Nhiều cơ sở chỉ lưu bản sao chứng nhận của vài người đi học lớp bên ngoài và coi đó là đủ. Thực tế, hoạt động cần ghi rộng hơn thế:
- Huấn luyện nghiệp vụ có cấp chứng nhận: người của cơ sở đi học lớp do cơ quan hoặc đơn vị đủ điều kiện tổ chức; ghi tên người, thời gian học, đơn vị tổ chức, số và ngày cấp chứng nhận, thời hạn nếu có.
- Phổ biến nội bộ: người phụ trách hoặc người đã được huấn luyện hướng dẫn lại cho nhân viên khác về nội quy, vị trí phương tiện, cách dùng bình chữa cháy, việc phải làm khi có cháy.
- Hướng dẫn cho nhân viên mới và thời vụ: buổi hướng dẫn ngắn trong ngày làm việc đầu tiên.
- Thực tập phương án chữa cháy của cơ sở: các lần cơ sở tổ chức tập theo tình huống trong phương án, có hoặc không có sự tham gia của cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH.
- Tham gia diễn tập chung: khi cơ sở được mời tham gia diễn tập của khu dân cư, khu công nghiệp, toà nhà.
- Hướng dẫn cho người thuê, nhà thầu làm việc trong cơ sở: khi người ngoài làm việc có nguy cơ cháy như hàn cắt, sơn, thi công điện.
Mỗi loại cần một mức ghi chép khác nhau. Huấn luyện có chứng nhận thì lưu bản sao chứng nhận; phổ biến nội bộ thì có danh sách ký tên và nội dung; thực tập phương án thì có biên bản. Gom tất cả vào một sổ với các phần riêng giúp tra cứu nhanh hơn là rải ở nhiều nơi.
Bảng theo dõi người và chứng nhận
Trang đầu sổ nên là bảng danh sách người cần theo dõi, cập nhật mỗi khi có người vào, người nghỉ. Các cột gợi ý:
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Họ tên, vị trí làm việc | Tên và vị trí (thu ngân, thủ kho, bảo vệ ca đêm…) | Biết ca nào, khu nào có người đã được huấn luyện |
| Vai trò trong phân công PCCC | Người phụ trách, người thay thế, thành viên lực lượng tại chỗ, nhân viên thường | Khớp với quyết định phân công |
| Huấn luyện có chứng nhận | Ngày học, đơn vị tổ chức, thông tin chứng nhận | Chứng minh khi được hỏi |
| Thời hạn, ngày cần học lại | Theo văn bản hiện hành, ghi ngày cần chú ý | Không để chứng nhận hết hạn mà không biết |
| Lần phổ biến nội bộ gần nhất | Ngày và nội dung tóm tắt | Biết ai đã lâu chưa được nhắc lại |
| Lần tham gia thực tập gần nhất | Ngày và vai trò trong buổi tập | Biết ai chưa từng tập |
| Ngày nghỉ việc | Ngày rời cơ sở | Biết khi nào cần bổ sung người thay |
Bảng này hữu ích nhất khi nhìn theo ca. Ví dụ giả định: một siêu thị mini mở đến khuya có bốn người đã được huấn luyện, nhưng cả bốn đều làm ca sáng. Bảng cho thấy ngay ca tối không có ai, dù tổng số người đã học trông có vẻ đủ.
Ghi một buổi phổ biến nội bộ
Phổ biến nội bộ là hoạt động hay làm nhất mà cũng hay bị bỏ ghi nhất. Một buổi ngắn mười lăm phút vẫn nên có dấu vết:
- Trước buổi, người phụ trách ghi nội dung sẽ nói: ví dụ nội quy mới về sạc xe điện, vị trí bình vừa dời, cách dùng bình bột.
- Tổ chức tại chỗ, có phần thực hành đi xem vị trí phương tiện và cầm thử bình (không phun), thay vì chỉ đọc.
- Cuối buổi, mỗi người tham dự ký vào danh sách, ghi rõ họ tên và ngày.
- Người phụ trách ghi vào sổ: ngày, giờ, địa điểm, người hướng dẫn, nội dung, số người tham dự, kèm danh sách ký tên.
- Nếu có ảnh chụp buổi phổ biến, lưu kèm (ảnh chụp từ phía sau hoặc từ xa là đủ để chứng minh có buổi đó).
- Ghi những ai vắng mặt và hẹn buổi bù; khi bù xong, ghi thêm một dòng.
Nội dung ghi càng cụ thể càng có giá trị. "Phổ biến kiến thức PCCC" là dòng ai cũng viết được mà không cần làm gì. "Hướng dẫn vị trí bốn bình ở tầng một, cách ngắt cầu dao tổng, nhắc không chất thùng hàng ở cửa sau" cho thấy buổi đó đã thực sự diễn ra tại cơ sở này.
Ghi lại buổi thực tập phương án chữa cháy
Phương án chữa cháy của cơ sở là văn bản mô tả các tình huống cháy có thể xảy ra và cách lực lượng tại chỗ xử lý. Việc lập, phê duyệt và chỉnh lý phương án theo quy định hiện hành; bài này chỉ nói đến phần ghi chép sau khi tập. Một biên bản thực tập có ích thường ghi: ngày giờ, tình huống giả định được chọn trong phương án (cháy ở khu nào, vào thời điểm nào), ai chỉ huy, ai tham gia và mỗi người làm gì, có cơ quan nào tham gia không.
Phần quan trọng nhất là nhận xét sau buổi tập. Thời gian từ lúc phát hiện giả định đến lúc báo động là bao lâu, có ai không nghe chuông không, bình chữa cháy có lấy ra được ngay không hay bị kẹt sau hàng, người được giao ngắt điện có tìm ra cầu dao không. Những điểm yếu này là lý do để tập; không ghi lại thì buổi tập chỉ còn là một hoạt động cho đủ.
Sau nhận xét là việc cần làm: sửa phương án ở chỗ nào, dời phương tiện nào, huấn luyện thêm cho ai, và hạn hoàn thành. Lần tập sau mở biên bản lần trước ra, kiểm những việc đó đã làm chưa.
Ví dụ giả định: một xưởng may ở Hưng Yên tập tình huống cháy ở kho vải vào ca chiều. Biên bản ghi nhận chuông báo không nghe rõ ở khu máy may vì tiếng ồn, và người phụ trách kho mất thời gian tìm chìa khoá tủ điện. Việc cần làm là đề xuất bổ sung thiết bị báo động ở khu máy (qua đơn vị có chức năng, theo thủ tục nếu thay đổi hệ thống) và để chìa khoá dự phòng ở phòng bảo vệ. Lần tập sau, hai điểm này được kiểm đầu tiên.
Phần thoát nạn cho người trong buổi tập, như đường sơ tán và điểm tập trung, là một phần của phương án. Bài này không đi vào kỹ năng thoát hiểm; bạn ghi lại kết quả sơ tán như số người, thời gian, chỗ ùn tắc để có căn cứ cải thiện.
Nhân viên thời vụ, ca đêm, người nghỉ việc
Nhân viên thời vụ đến đúng lúc rủi ro cao. Dịp lễ, Tết, cơ sở đông khách, chất nhiều hàng, nối thêm đèn trang trí, và lại có nhiều người mới chưa quen chỗ. Hướng dẫn ngắn ngày đầu và ký danh sách là tối thiểu; ghi họ vào bảng theo dõi kể cả khi họ chỉ làm vài tuần.
Ca đêm cần người đã được huấn luyện. Nếu cơ sở có người làm hoặc ngủ lại ban đêm như khách sạn, kho, xưởng, nên bảo đảm ca đó có người nắm việc. Bảng theo dõi theo ca giúp nhìn ra chỗ trống.
Người nghỉ việc mang theo chứng nhận. Chứng nhận huấn luyện cấp cho cá nhân, người đó nghỉ thì cơ sở mất một người đã học. Ghi ngày nghỉ vào bảng và lên kế hoạch cho người thay đi học.
Nhà thầu, người thuê làm việc trong cơ sở. Thợ hàn đến sửa mái, đội thi công điện, người thuê một góc làm kho cũng cần được nhắc nội quy và vị trí phương tiện. Một dòng ghi trong sổ và chữ ký của họ là đủ.
Những lỗi khiến sổ huấn luyện mất giá trị
Lỗi phổ biến nhất là sổ chỉ có những người đã nghỉ việc. Năm năm trước cơ sở cử năm người đi học, lưu năm bản chứng nhận, rồi không cập nhật gì thêm. Hôm nay trong năm người đó chỉ còn một người làm, nhưng bìa hồ sơ vẫn trông đầy đủ.
Lỗi thứ hai là danh sách ký tên không có nội dung. Một tờ giấy chỉ có chữ ký và ngày, không ghi buổi đó học gì, ai hướng dẫn, nên không chứng minh được điều gì ngoài việc có một nhóm người ký vào cùng một tờ.
Lỗi thứ ba là chữ ký thay. Một người ký cho cả nhóm, hoặc ký hộ người vắng. Nếu bị phát hiện, việc này làm mất lòng tin vào cả cuốn sổ, và nghiêm trọng hơn là có những người thật sự chưa được hướng dẫn mà cơ sở không biết.
Ngoài ra, cần nói rõ: chứng nhận huấn luyện phải là kết quả của việc học thật. Đừng tìm cách mua chứng nhận mà không học; ngoài rủi ro pháp lý, nó để lại một người đứng tên phụ trách mà không biết làm gì đúng lúc cơ sở cần nhất. Nếu cần biết lớp huấn luyện hợp lệ ở đâu, hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH nơi cơ sở hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
Phổ biến nội bộ có thay được cho huấn luyện có chứng nhận không?
Không thay được với những người thuộc diện bắt buộc huấn luyện theo văn bản hiện hành. Phổ biến nội bộ là lớp bổ sung để mọi nhân viên nắm việc cơ bản, nhất là những người không thuộc diện phải đi học. Hai hoạt động này nên được ghi ở hai phần riêng trong sổ.
Có cần lưu bản gốc chứng nhận huấn luyện ở cơ sở không?
Chứng nhận là của cá nhân, thường người học giữ bản gốc. Cơ sở lưu bản sao trong hồ sơ, ghi thông tin chứng nhận vào bảng theo dõi. Khi người đó nghỉ việc, bản sao vẫn giữ lại trong phần lưu trữ để biết lịch sử, nhưng gạch khỏi danh sách đang làm việc.
Buổi thực tập phương án có cần mời cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH không?
Việc tổ chức thực tập và sự tham gia của cơ quan chức năng phụ thuộc vào loại cơ sở và cấp phê duyệt phương án theo văn bản hiện hành. Nhiều buổi tập do cơ sở tự tổ chức. Bạn hỏi cơ quan nơi cơ sở hoạt động để biết yêu cầu với cơ sở mình, và trong mọi trường hợp đều nên lập biên bản.
Cơ sở nhỏ chỉ có ba nhân viên thì sổ huấn luyện có cần không?
Một trang giấy ghi ba người, ngày mỗi người được hướng dẫn, nội dung và chữ ký là đủ để có dấu vết. Nhân viên ở cơ sở nhỏ thay đổi thường xuyên, nên trang này giúp chủ cơ sở biết ai mới vào mà chưa được hướng dẫn.
Ảnh chụp buổi huấn luyện có cần không?
Không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng ảnh chụp là bằng chứng bổ sung tốt cho danh sách ký tên. Chụp từ xa hoặc từ phía sau, không cần thấy rõ mặt, lưu kèm ngày. Ảnh nên được đặt tên theo ngày để dễ tìm khi cần.
Khi nào cần chỉnh lại sổ theo dõi huấn luyện?
Mỗi lần có người vào làm, nghỉ việc, đổi vị trí hoặc đổi ca; mỗi lần có buổi phổ biến, huấn luyện, thực tập; và khi chứng nhận của ai đó sắp đến hạn. Đọc lại bảng theo dõi trong mỗi đợt tự kiểm tra là cách đơn giản để không bỏ sót.