Tập huấn PCCC cho nhân viên mới và thời vụ là buổi phổ biến ngắn, làm ngay khi họ bắt đầu làm việc, để họ biết nội quy, vị trí phương tiện, lối ra, cách báo động và việc phải làm khi có cháy ở đúng khu vực của mình. Đây không phải khoá huấn luyện có cấp chứng nhận; nó là phần phổ biến kiến thức mà cơ sở tự tổ chức cho người lao động.
Nhân viên mới thường chưa biết đường trong cơ sở, chưa quen tiếng chuông, chưa biết ai là đội trưởng. Nhân viên thời vụ vào đông nhất đúng mùa cao điểm, khi hàng chất nhiều nhất và mọi người bận nhất. Bài này gợi ý nội dung, cách tổ chức trong khoảng một giờ và cách giữ căn cứ, dành cho người phụ trách nhân sự, quản lý ca và chủ cơ sở nhỏ.
Vì sao không thể đợi đợt tập huấn chung
Nhiều cơ sở gộp việc phổ biến PCCC vào một buổi chung mỗi năm. Với người làm ổn định, cách đó tạm được. Với người mới, khoảng thời gian từ ngày nhận việc đến buổi chung có thể là vài tháng, và họ làm việc suốt thời gian đó mà không biết bình chữa cháy ở đâu.
Nhân viên thời vụ còn khó hơn: họ có thể chỉ làm vài tuần rồi nghỉ, không bao giờ kịp dự buổi chung. Nhưng đó lại là giai đoạn cơ sở có nhiều hàng, nhiều người, nhiều máy chạy hết công suất. Một xưởng chế biến vào mùa vụ, một kho thương mại điện tử dịp khuyến mãi lớn, một khách sạn mùa du lịch đều có nhiều người lạ với cơ sở nhất đúng lúc rủi ro cao nhất.
Còn một lý do nữa: người mới thường chưa dám hỏi. Họ thấy ổ cắm quá tải, thấy lối đi bị chất hàng, nhưng nghĩ đó là chuyện bình thường ở nơi này. Buổi hướng dẫn đầu tiên cũng là lúc nói rõ với họ rằng thấy điều bất thường thì báo tổ trưởng, và việc báo được ghi nhận chứ không bị trách. Nhiều nguy cơ được phát hiện sớm nhờ chính những đôi mắt mới.
Vì vậy cách làm bền vững là đưa phần phổ biến PCCC vào quy trình nhận người: không ai được bắt đầu làm việc ở khu sản xuất, kho hay khu phục vụ khách khi chưa qua buổi hướng dẫn ngắn này.
Nội dung buổi đầu tiên trong khoảng một giờ
Gợi ý chia thời gian cho cơ sở sản xuất hoặc kho cỡ vừa. Cơ sở dịch vụ như nhà hàng, khách sạn điều chỉnh nội dung theo khu phục vụ khách. Thời lượng là ví dụ giả định, không phải quy định.
| Phần | Nội dung chính | Thời gian gợi ý | Hình thức |
|---|---|---|---|
| Nội quy và lý do | Những việc cấm: hút thuốc ở đâu, sạc thiết bị ở đâu, không chắn lối, không tự đấu điện | 10 phút | Nói chuyện, xem ảnh khu thực tế |
| Đi thực địa | Lối ra gần nhất từ chỗ làm, lối ra thứ hai, điểm tập kết, vị trí bình và nút báo cháy | 20 phút | Dẫn đi tận nơi |
| Tiếng chuông và hiệu lệnh | Nghe thử chuông báo cháy, hiệu lệnh sơ tán, ai là người chỉ huy trong ca | 5 phút | Nghe thử nếu được |
| Cầm thử bình chữa cháy | Cách rút chốt, hướng loa phun, đứng ở đâu; khi nào không được dập | 15 phút | Thao tác khô, không xả |
| Khi phát hiện cháy | Hô to, bấm nút báo cháy, gọi 114 nếu chưa ai gọi, báo tổ trưởng, ra theo lối | 5 phút | Nhắc lại thành câu ngắn |
| Ký xác nhận | Danh sách tham gia, ngày, người hướng dẫn | 5 phút | Ký tên |
Phần đi thực địa và cầm thử bình là phần người mới nhớ lâu nhất. Nếu chỉ còn mười lăm phút, bỏ phần nói, giữ hai phần đó.
Cách nói để người mới nhớ được
Nói theo chỗ làm của họ. Người đóng gói ở kho B cần biết lối ra từ kho B, không cần nghe mô tả cả khu công nghiệp. Chia nhóm theo khu làm việc rồi dẫn đi.
Ít khái niệm, nhiều hành động. Không cần giảng các loại đám cháy theo phân loại học thuật. Chỉ cần "bình này dùng cho cháy hàng hoá, cháy điện thì ngắt điện trước".
Một câu nhớ cho cả buổi. Ví dụ: "Thấy cháy: hô to, bấm chuông, ra ngoài; dập chỉ khi lửa nhỏ và có đường lui." Lặp lại câu đó ở đầu và cuối buổi.
Dùng ngôn ngữ người nghe hiểu. Nếu có lao động người dân tộc thiểu số hoặc người nước ngoài, nhờ tổ trưởng cùng ngôn ngữ nhắc lại, hoặc dùng hình ảnh minh hoạ thay chữ.
Gắn với điều họ đã thấy. Chỉ vào chính ổ cắm, chính kệ hàng, chính cái bếp họ sẽ đứng cạnh hằng ngày và nói nguy cơ ở đó là gì. Một ví dụ thật tại chỗ đáng giá hơn mười ví dụ trong sách.
Cho hỏi lại. Kết thúc bằng việc hỏi ngẫu nhiên hai, ba người: "Lối ra thứ hai của bạn ở đâu?" Câu trả lời cho bạn biết buổi hướng dẫn có hiệu quả không.
Đưa tập huấn vào quy trình nhận người
Để buổi hướng dẫn không phụ thuộc vào trí nhớ của ai đó, hãy gắn nó vào quy trình nhân sự:
- Thêm một dòng "đã được hướng dẫn PCCC" vào danh sách việc phải hoàn thành trong ngày đầu nhận việc.
- Chỉ định người hướng dẫn cố định cho mỗi ca, thường là tổ trưởng hoặc thành viên đội PCCC cơ sở.
- Chuẩn bị sẵn bộ ảnh khu thực tế, một bình chữa cháy dùng để tập thao tác khô, danh sách ký tên.
- Mùa cao điểm có nhiều người vào cùng lúc thì tổ chức theo nhóm vào đầu mỗi ca, mỗi nhóm không quá đông để còn dẫn đi thực địa được.
- Cuối mỗi tuần, người phụ trách đối chiếu danh sách người mới với danh sách đã ký để không sót ai.
- Sau hai, ba tuần, nhắc lại ngắn trong buổi giao ca cho nhóm thời vụ còn làm.
Với nhân viên do công ty cung ứng lao động đưa đến, cơ sở vẫn phải hướng dẫn họ về đặc thù tại chỗ, vì công ty cung ứng không biết lối ra, phương tiện và nội quy của bạn. Nên ghi điều này vào hợp đồng với bên cung ứng.
Riêng cho nhà hàng, khách sạn, cửa hàng
Ở cơ sở phục vụ khách, nhân viên mới không chỉ phải tự thoát ra mà còn phải hướng dẫn khách. Vì vậy buổi đầu nên thêm một phần: khi có báo động, ai ở vị trí nào thì mở cửa nào, nói câu gì với khách, đếm khách ở khu mình phụ trách ra sao. Với nhân viên bếp, thêm nội dung riêng về chảo dầu bốc cháy (không dùng nước, đậy nắp hoặc dùng chăn chữa cháy, tắt bếp), khoá van gas.
Nhân viên phục vụ thời vụ dịp lễ, tiệc cưới, sự kiện thường chỉ làm vài buổi. Dù vậy, trước giờ mở cửa, quản lý ca nên dành năm phút chỉ cho họ hai lối ra và vị trí bình gần nhất. Năm phút này là phần chi phí nhỏ nhất trong cả buổi tiệc.
Cửa hàng bán lẻ trong trung tâm thương mại có thêm một lớp: nội quy và hiệu lệnh của toà nhà. Nhân viên mới cần biết tiếng chuông của toà nhà nghe thế nào, lối thoát chung nằm phía nào so với gian hàng, và việc đóng cửa gian hàng khi có báo động theo quy định của ban quản lý. Xin ban quản lý tài liệu hướng dẫn dành cho khách thuê để đưa vào buổi đầu.
Khách sạn có nhân viên ca đêm mới vào, nhất là lễ tân, nên được hướng dẫn kỹ hơn về tủ báo cháy trung tâm, cách gọi các phòng và danh sách khách đang lưu trú, vì ban đêm họ có thể là người duy nhất ở quầy.
Giữ căn cứ và khi nào phải học sâu hơn
Danh sách ký tên kèm ngày, nội dung và người hướng dẫn là căn cứ tối thiểu, lưu cùng hồ sơ quản lý PCCC. Có thể lưu bản điện tử bằng ảnh chụp danh sách, nhưng giữ bản gốc ở một chỗ cố định. Khi đoàn kiểm tra hỏi ngẫu nhiên một công nhân và người đó trả lời được lối ra, cách báo động, danh sách ký tên cho thấy đó không phải may mắn.
Buổi hướng dẫn đầu tiên không thay được huấn luyện nghiệp vụ có chứng nhận. Nếu nhân viên mới vào vị trí thuộc đối tượng phải huấn luyện, như thành viên đội PCCC cơ sở, thủ kho hàng nguy hiểm, bảo vệ, hãy đưa họ vào đợt huấn luyện gần nhất theo quy định hiện hành.
Nếu cùng một người thời vụ quay lại làm mùa sau, vẫn nên hướng dẫn lại, vì kho có thể đã sắp xếp khác, lối đi đã đổi, phương tiện đã dời chỗ. Lần hai chỉ cần ngắn hơn, tập trung vào những gì đã thay đổi.
Muốn rà toàn bộ giấy tờ khác mà mô hình kinh doanh của bạn cần, ngoài phần PCCC, có thể tra hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Những sai lầm làm buổi tập huấn vô ích
Một số cách làm nhìn thì đã có tập huấn nhưng người mới vẫn không biết gì:
- Phát một tờ nội quy dài cho người mới tự đọc và ký.
- Chiếu một đoạn phim chung chung về PCCC, không liên quan đến cơ sở.
- Giảng trong phòng họp, không dẫn ra chỗ làm thực tế.
- Gộp hướng dẫn PCCC vào cuối buổi định hướng dài, lúc mọi người đã mệt.
- Cho ký danh sách trước, hướng dẫn sau, hoặc không hướng dẫn.
- Chỉ hướng dẫn ca ngày, trong khi người thời vụ được xếp vào ca đêm ngay từ hôm đầu.
Sửa những điểm này không tốn thêm tiền. Chỉ cần đổi thứ tự: đi thực địa trước, cầm bình trước, ký sau cùng.
Một cách tự kiểm đơn giản: một tuần sau khi nhận người thời vụ, người phụ trách đi ngang khu làm việc và hỏi một người bất kỳ "nếu chuông kêu bây giờ, bạn đi lối nào". Nếu người đó chỉ đúng, buổi hướng dẫn đã làm tròn việc.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên chỉ làm vài ngày có cần tập huấn PCCC không?
Cần ở mức tối thiểu: lối ra gần nhất, lối ra thứ hai, cách báo động, vị trí bình. Việc này mất vài phút nhưng giúp họ không lúng túng nếu sự cố xảy ra trong mấy ngày đó.
Buổi hướng dẫn cho người mới có được cấp chứng nhận huấn luyện không?
Không. Đây là phổ biến kiến thức nội bộ do cơ sở tổ chức. Chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ do cơ quan hoặc đơn vị được phép cấp sau khoá học theo chương trình quy định.
Ai nên đứng ra hướng dẫn nhân viên mới?
Tổ trưởng hoặc thành viên đội PCCC cơ sở ở đúng khu làm việc là phù hợp nhất, vì họ biết lối đi và phương tiện tại chỗ. Bộ phận nhân sự lo lịch và lưu danh sách ký tên.
Có nên cho nhân viên mới xả thử bình chữa cháy không?
Thao tác khô, tức cầm bình, rút chốt mẫu, hướng loa phun, là đủ cho buổi đầu. Xả thử nên để dành cho buổi thực hành có bãi tập an toàn và bình riêng để tập.
Lao động từ công ty cung ứng có phải do cơ sở hướng dẫn PCCC không?
Phần đặc thù tại chỗ như lối ra, phương tiện, nội quy thì cơ sở là bên duy nhất biết rõ, nên cơ sở cần hướng dẫn. Nên ghi rõ trách nhiệm này trong hợp đồng với bên cung ứng.
Có cần làm bài kiểm tra sau buổi hướng dẫn không?
Không cần bài kiểm tra viết. Hỏi ngẫu nhiên vài người về lối ra, cách báo động là đủ để biết họ đã nắm hay chưa, và hướng dẫn lại ngay nếu chưa.