Bảo trì hệ thống báo cháy tự động gồm hai lớp: việc hằng ngày, hằng tháng mà người vận hành của cơ sở tự làm (xem tủ trung tâm có báo lỗi không, giữ đầu báo không bị che, ghi sổ, báo hỏng) và việc định kỳ phải giao đơn vị có năng lực (thử từng đầu báo, thử nút ấn, chuông, nguồn dự phòng, kiểm tủ trung tâm). Thiếu một trong hai lớp, hệ thống sẽ dần mục mà không ai nhận ra.
Bài này viết cho chủ quán, khách sạn, cửa hàng, văn phòng đã có hệ thống báo cháy từ khi xây dựng hoặc cải tạo, nay đang vận hành. Không giảng cấu tạo đầu báo hay nguyên lý tủ trung tâm, mà tập trung vào câu hỏi rất thực tế: tháng này phải làm gì, năm nay phải thuê ai làm gì, và làm sao biết họ làm thật.
Vì sao hệ thống báo cháy hỏng âm thầm
Hệ thống báo cháy khác bình chữa cháy ở chỗ nó gồm nhiều bộ phận nối với nhau bằng dây và phần mềm: đầu báo trên trần, nút ấn trên tường, chuông, đèn, tủ trung tâm, nguồn điện và ắc quy dự phòng. Một bộ phận hỏng có thể làm cả một vùng mất tín hiệu, nhưng nhìn từ bên ngoài mọi thứ vẫn nguyên vẹn.
Các nguyên nhân hay gặp nhất là: đầu báo bám bụi, dầu mỡ, côn trùng làm tổ nên mất nhạy hoặc báo giả; dây tín hiệu bị cắt khi thợ khác sửa trần, kéo dây mạng; ắc quy dự phòng trong tủ trung tâm chai sau vài năm; tủ trung tâm báo lỗi liên tục nên nhân viên tắt còi rồi để đó. Cuối cùng là chuyện con người: không ai được giao nhìn tủ trung tâm mỗi ngày.
Với cơ sở dịch vụ đông người, hệ thống báo cháy là thứ đánh thức khách trong phòng, gọi nhân viên ca đêm, báo cho tầng trên biết tầng dưới đang cháy. Nó hỏng âm thầm nghĩa là đúng lúc cần nhất nó im lặng.
Điều đáng lo nhất là cảm giác an toàn giả. Chủ cơ sở thấy đầu báo trên trần, thấy tủ trung tâm sáng đèn, nên yên tâm cắt bớt người trực đêm, bớt đi tuần. Một hệ thống không được bảo trì vì thế còn nguy hiểm hơn không có hệ thống, vì nó khiến người ta lơi lỏng những biện pháp khác.
Phân chia việc theo nhịp thời gian
Bảng dưới là cách chia việc thực tế giữa người vận hành của cơ sở và đơn vị bảo trì. Tần suất cụ thể cho từng hạng mục bạn đối chiếu với tiêu chuẩn về bảo dưỡng hệ thống báo cháy đang áp dụng, hướng dẫn của nhà sản xuất thiết bị và hồ sơ thiết kế.
| Nhịp | Người vận hành của cơ sở | Đơn vị bảo trì có năng lực |
|---|---|---|
| Mỗi ngày, mỗi ca | Nhìn tủ trung tâm: đèn nguồn sáng, không có đèn lỗi, không có vùng bị cô lập; ghi sổ giao ca | — |
| Hằng tuần | Rà nhanh đầu báo có bị che, bị treo đồ, bị bọc nilon khi sửa chữa không | — |
| Hằng tháng | Thử một nút ấn theo lượt (nếu đã được hướng dẫn và báo trước cho mọi người); ghi kết quả | Có thể tới kiểm tra theo hợp đồng |
| Định kỳ theo hợp đồng | Đi cùng thợ, ký biên bản, nhận báo cáo | Thử từng đầu báo bằng dụng cụ chuyên dụng, thử nút ấn, chuông, đèn, kiểm tủ, ắc quy, liên động |
| Khi có sự cố | Ghi lỗi hiển thị, báo đơn vị bảo trì, tăng người trực khu vực bị ảnh hưởng | Tìm lỗi, sửa, báo cáo nguyên nhân |
Cột giữa không đòi hỏi kiến thức điện tử. Nó đòi hỏi một người được giao rõ việc, được chỉ cách đọc đèn trên tủ trung tâm và biết gọi ai. Ở cơ sở nhỏ, người này thường là quản lý ca hoặc lễ tân trực đêm.
Hợp đồng bảo trì nên ghi những gì
Nhiều hợp đồng bảo trì phòng cháy chỉ có một dòng "bảo trì hệ thống PCCC định kỳ". Dòng đó không giúp bạn biết họ đã làm gì. Hợp đồng tốt nên nêu rõ:
- Danh mục thiết bị trong phạm vi: số đầu báo, nút ấn, chuông, tủ trung tâm, nguồn dự phòng, liên động với hệ thống khác nếu có.
- Tần suất từng đợt bảo trì và nội dung từng đợt: lần nào thử toàn bộ đầu báo, lần nào thử theo tỷ lệ.
- Thời gian phản hồi khi cơ sở báo sự cố, đặc biệt ngoài giờ hành chính.
- Hình thức báo cáo sau mỗi đợt: danh sách thiết bị đã thử, kết quả từng thiết bị, đề xuất thay thế.
- Vật tư thay thế tính thế nào, ai duyệt trước khi thay.
- Trách nhiệm khi hệ thống không hoạt động trong phạm vi đã cam kết bảo trì.
Hợp đồng không cần dài, nhưng phải đủ để khi đoàn kiểm tra hỏi "lần bảo trì gần nhất đã thử những gì", bạn đưa ra được một tờ báo cáo cụ thể chứ không chỉ một tờ hoá đơn.
Đi cùng thợ bảo trì: cách biết họ làm thật
Không cần hiểu kỹ thuật vẫn kiểm được chất lượng một đợt bảo trì. Người phụ trách của cơ sở nên đi cùng ít nhất một phần và chú ý:
- Trước khi thử, thợ có báo cho toàn cơ sở và có chuyển tủ trung tâm sang chế độ thử phù hợp không, để khách và nhân viên không hoảng.
- Thợ có thật sự đưa dụng cụ thử lên từng đầu báo không, hay chỉ nhìn từ dưới.
- Mỗi đầu báo được thử, tủ trung tâm có hiển thị đúng vùng, đúng vị trí không.
- Thử vài nút ấn, chuông có kêu ở mọi tầng không, có nghe rõ trong phòng kín (phòng hát, phòng ngủ) không.
- Kiểm ắc quy dự phòng: thợ có ngắt nguồn chính để xem hệ thống có chạy bằng ắc quy không.
- Kết thúc: tủ trung tâm trở về trạng thái bình thường, không còn vùng bị cô lập, không còn lỗi; thợ ký biên bản ghi rõ.
Nếu báo cáo ghi "thử 100% đầu báo" mà bạn thấy thợ ở cơ sở chưa đầy nửa giờ với hơn trăm đầu báo, bạn có lý do để hỏi lại.
Những lỗi vận hành người dùng tự gây ra
Bọc đầu báo khi sơn sửa rồi quên tháo. Bọc nilon chống bụi lúc sơn trần là đúng, nhưng phải có danh sách đầu báo đã bọc và người chịu trách nhiệm tháo khi xong việc.
Treo đồ trang trí, lắp đèn sát đầu báo. Dịp lễ Tết treo lồng đèn, dây kim tuyến sát trần dễ che đầu báo hoặc tạo nhiệt cục bộ gây báo giả.
Dời vách ngăn, chia phòng mà không dời đầu báo. Phòng mới dựng có thể không có đầu báo nào. Thay đổi bố trí như vậy cần hỏi đơn vị thiết kế; nếu thuộc diện cải tạo thì có thủ tục riêng.
Nhân viên tắt còi rồi không báo ai. Tắt còi khi đã xác định nguyên nhân là thao tác bình thường; tắt còi rồi bỏ mặc đèn lỗi là cách hệ thống chết dần.
Chất hàng sát trần trong kho. Hàng xếp cao sát đầu báo làm khói khó tới đầu báo, và che luôn đường người kiểm tra nhìn lên. Giữ một khoảng trống dưới trần, nhất là ngay dưới đầu báo.
Cắt điện tổng khi đóng cửa nghỉ Tết. Nhiều chủ cơ sở cắt cầu dao tổng cho yên tâm khi nghỉ dài ngày. Nếu tủ trung tâm dùng chung nguồn đó, hệ thống chỉ còn chạy bằng ắc quy dự phòng, hết ắc quy là im lặng đúng những ngày không có ai trông. Hỏi đơn vị bảo trì cách cấp nguồn riêng cho tủ trung tâm trước khi nghỉ.
Ghi sổ giao ca và lưu báo cáo
Sổ theo dõi tình trạng tủ trung tâm ở mỗi ca là thứ rẻ nhất mà hiệu quả nhất. Mỗi ca ghi một dòng: giờ kiểm, tủ bình thường hay có lỗi, lỗi gì, đã báo ai. Người ca sau đọc dòng ca trước. Khi có báo giả lúc nửa đêm, dòng ghi chép này giúp đơn vị bảo trì khoanh vùng nguyên nhân nhanh hơn nhiều.
Báo cáo bảo trì định kỳ nên lưu cùng hồ sơ quản lý phòng cháy của cơ sở, theo thứ tự thời gian. Báo cáo nào có đề xuất thay thế mà cơ sở chưa thực hiện thì ghi chú lý do và dự kiến thời gian; đây là chỗ đoàn kiểm tra hay hỏi.
Cơ sở nhiều chi nhánh nên thống nhất một mẫu ghi chép chung, để người quản lý khu vực đọc nhanh. Bạn có thể xem thêm các yêu cầu hồ sơ theo từng loại hình kinh doanh trên GiayPhep.com.
Một chi tiết nhỏ nhưng hay bị bỏ: mật khẩu, chìa khoá thao tác tủ trung tâm để ở đâu, ai giữ. Mật khẩu dán ngay trên tủ thì ai cũng tắt được; giữ trong túi một người nghỉ phép thì đến lúc cần không ai khôi phục được. Ghi rõ người giữ và người dự phòng trong bảng phân công.
Khi hệ thống quá cũ hoặc thường xuyên hỏng
Có lúc bảo trì không còn đủ: tủ trung tâm đời cũ không còn linh kiện thay, đầu báo đã qua tuổi thọ khuyến cáo của nhà sản xuất, báo giả liên tục dù đã vệ sinh. Khi đó cần đánh giá thay thế từng phần hay thay hệ thống. Việc thay thế làm thay đổi hệ thống đã nghiệm thu có thể liên quan thủ tục với cơ quan PCCC; hỏi trước khi làm.
Đừng để tình trạng "biết hỏng nhưng chờ đủ tiền" kéo dài không có biện pháp tạm. Trong thời gian chờ, tăng người trực đêm, bổ sung đầu báo độc lập dùng pin ở các phòng có nguy cơ cao, nhắc nhân viên đi tuần. Ghi các biện pháp này vào hồ sơ.
Khi đánh giá phương án thay, hãy hỏi đơn vị tư vấn ba câu: thiết bị mới có tương thích với phần còn dùng được không, thời gian thi công có phải cô lập cả công trình không, và sau khi thay có cần làm thủ tục gì với cơ quan PCCC không. Câu trả lời rõ ràng cho ba câu này giúp bạn so sánh các phương án một cách công bằng, thay vì chỉ so giá.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu phải bảo trì hệ thống báo cháy một lần?
Tần suất phụ thuộc tiêu chuẩn về bảo dưỡng hệ thống báo cháy đang áp dụng, khuyến cáo của nhà sản xuất và loại công trình. Ngoài lịch định kỳ do đơn vị bảo trì làm, người vận hành nên kiểm tủ trung tâm mỗi ca và ghi sổ.
Đơn vị bảo trì báo cháy cần có điều kiện gì?
Kinh doanh dịch vụ phòng cháy, chữa cháy là ngành nghề có điều kiện; đơn vị làm bảo trì nên chứng minh được năng lực theo quy định hiện hành. Hỏi họ giấy tờ chứng minh trước khi ký hợp đồng.
Có được tự thay đầu báo khói hỏng không?
Đầu báo trong hệ thống địa chỉ hoặc hệ thống thường đều cần tương thích với tủ trung tâm và được cài đặt đúng vùng. Việc thay nên do người có chuyên môn làm, sau đó thử lại và ghi vào sổ.
Báo cháy hay báo giả có nên tắt hẳn không?
Không nên tắt hẳn. Báo giả là dấu hiệu hệ thống cần bảo trì hoặc có nguồn gây nhiễu. Báo đơn vị bảo trì tìm nguyên nhân, trong lúc đó áp dụng biện pháp tạm như tăng người trực khu vực.
Thuê mặt bằng trong toà nhà, hệ thống báo cháy chung do ai bảo trì?
Phần hệ thống chung của toà nhà thường do chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý vận hành bảo trì. Phần bạn tự lắp thêm hoặc thay đổi trong diện tích thuê thì bạn chịu trách nhiệm; xem điều khoản trong hợp đồng thuê và nội quy toà nhà.