Điều kiện an toàn PCCC của một cơ sở đang hoạt động là thứ phải giữ hằng ngày, không phải thứ đạt được một lần khi khai trương. Lối đi hôm nay thông, ngày mai có lô hàng mới là bị chặn; bình chữa cháy treo đúng chỗ, tuần sau bị dời đi khi sắp xếp lại quầy.
Cách bền nhất là chia việc theo nhịp: việc nào làm mỗi ngày, việc nào mỗi tháng, việc nào mỗi năm hoặc khi có thay đổi. Bài này đưa ra một khung lịch tự soát mà bạn có thể điều chỉnh theo quy mô, kèm cách giao việc để lịch không nằm trên giấy.
Những nhóm điều kiện phải duy trì
Gộp lại theo cách người vận hành dễ nhớ, điều kiện an toàn PCCC của cơ sở đang hoạt động xoay quanh sáu nhóm. Một là hệ thống điện và thiết bị điện được lắp đặt, sử dụng đúng, không quá tải. Hai là nguồn lửa, nguồn nhiệt được kiểm soát: bếp, lò, máy hàn, khu hút thuốc nếu có. Ba là chất cháy, hàng hoá được sắp xếp theo khu, có khoảng cách, không chất sát trần hay sát thiết bị nóng.
Bốn là các giải pháp ngăn cháy, ngăn khói của công trình được giữ nguyên trạng: cửa ngăn cháy, vách ngăn, lỗ xuyên tường đã được chèn bịt. Năm là lối đi, lối ra, cầu thang thông thoáng, đèn chỉ dẫn hoạt động. Sáu là phương tiện PCCC đủ, đúng chỗ, còn hoạt động, kèm nội quy, tiêu lệnh và người được phân công biết sử dụng.
Với cơ sở thuộc diện quản lý, việc duy trì này còn phải thể hiện trong hồ sơ: biên bản tự kiểm tra, sổ theo dõi phương tiện, sổ theo dõi huấn luyện. Phần hồ sơ được viết riêng ở danh mục hồ sơ quản lý PCCC; bài này tập trung vào nhịp làm việc thực tế để những gì ghi trong hồ sơ là thật.
Khung lịch tự soát gợi ý
Khung dưới đây là gợi ý để bạn chia việc. Tần suất kiểm tra bắt buộc với từng loại phương tiện, từng loại cơ sở đối chiếu văn bản và quy chuẩn hiện hành; lịch nội bộ có thể dày hơn, không nên thưa hơn.
| Nhịp | Việc cần làm | Ai làm |
|---|---|---|
| Mỗi ca, cuối ngày | Tắt thiết bị sinh nhiệt, rút sạc, dọn rác dễ cháy, nhìn lối đi và cửa ra, nhìn bình chữa cháy đúng chỗ | Trưởng ca hoặc người đóng cửa |
| Mỗi tuần | Đi một vòng toàn cơ sở, kiểm khu kho, khu điện, khu bếp, lối thoát; ghi điểm cần sửa | Người phụ trách PCCC |
| Mỗi tháng | Xem đồng hồ áp suất bình, kiểm tủ họng nước có đủ vòi, lăng; thử đèn sự cố; xem chuông, đầu báo có báo lỗi không | Người phụ trách PCCC cùng kỹ thuật |
| Mỗi quý hoặc mùa cao điểm | Rà sắp xếp hàng hoá, khoảng cách, nhắc nội quy cho người mới, kiểm khu sạc xe | Quản lý cơ sở |
| Mỗi năm | Tổng kiểm tra cùng đơn vị bảo dưỡng phương tiện, rà hồ sơ, phương án, bảo hiểm, huấn luyện | Người đứng đầu cơ sở chủ trì |
| Khi có thay đổi | Đổi bố trí, thêm kho, thêm thiết bị, đổi người phụ trách: soát lại các nhóm điều kiện liên quan | Người quyết định thay đổi |
Bảo dưỡng phương tiện như bình, tủ báo cháy, máy bơm do người có chuyên môn thực hiện; việc của bạn trong lịch tự soát là nhìn, ghi và báo, không tự tháo sửa.
Đi vòng tuần: nhìn vào đâu ở từng nhóm điều kiện
Người mới phụ trách PCCC thường đi một vòng mà không biết nhìn gì. Bảng dưới đây gợi ý điểm cần nhìn và dấu hiệu cho thấy điều kiện đang trượt.
| Nhóm điều kiện | Nhìn vào đâu | Dấu hiệu đáng lo |
|---|---|---|
| Điện | Tủ điện, ổ cắm khu bếp và kho, dây đi nổi | Mùi khét, ổ cắm đổi màu, dây nối dài cố định, cửa tủ điện bị chất đồ |
| Nguồn lửa, nhiệt | Bếp, lò, khu hàn cắt, khu sạc pin | Vật dễ cháy để sát, thiết bị chạy không người trông |
| Hàng hoá, chất cháy | Kho, gầm cầu thang, góc chết | Chất sát trần, sát đèn, hoá chất để lẫn với hàng thường |
| Ngăn cháy, ngăn khói | Cửa buồng thang, cửa kho, lỗ đi ống qua tường | Cửa bị chèn mở, lỗ xuyên tường chưa bịt sau khi kéo dây mới |
| Lối đi, lối ra | Hành lang, cầu thang, cửa thoát | Hàng tạm để, cửa bị khoá thêm ổ, đèn chỉ dẫn tắt |
| Phương tiện, nội quy | Bình, tủ họng nước, tủ báo cháy, bảng nội quy | Kim đồng hồ lệch vùng xanh, tủ vòi thiếu lăng, đèn báo lỗi sáng, nội quy bị che |
Mỗi lần đi vòng, ghi lại cả những điểm đạt chứ không chỉ điểm lỗi. Sau vài tháng, bạn sẽ thấy rõ nhóm nào hay trượt nhất ở cơ sở mình và nên dồn sức vào đó.
Giao việc để lịch không nằm trên giấy
Một việc, một người. Mỗi dòng trong lịch phải có tên người cụ thể, không ghi chung chung "bộ phận kỹ thuật". Có người thay khi người chính nghỉ phép.
Ghi ngắn, ghi ngay. Mẫu ghi chỉ cần ngày, người kiểm, điểm đạt, điểm chưa đạt, đã xử lý chưa. Ghi trên giấy hay trên điện thoại đều được, miễn là xem lại được.
Điểm chưa đạt phải có hạn sửa. Một lỗi được ghi ba tuần liền mà không ai sửa còn tệ hơn không ghi, vì nó cho thấy cơ sở biết mà để đó.
Người đứng đầu xem định kỳ. Chủ cơ sở xem sổ mỗi tháng một lần, hỏi lại những điểm lặp. Sự chú ý của người đứng đầu là thứ khiến lịch được làm thật.
Gắn với việc sẵn có. Vòng kiểm cuối ngày gắn với khâu kiểm két, khoá cửa; vòng kiểm tháng gắn với buổi họp giao ban. Việc gắn vào nhịp có sẵn thì ít bị quên.
Đổi người thì bàn giao cả lịch. Khi người phụ trách nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, việc bàn giao phải gồm sổ ghi, danh sách lỗi đang chờ sửa, vị trí phương tiện và đầu mối đơn vị bảo dưỡng. Thiếu bước này, lịch tự soát thường đứt hẳn vài tháng mà không ai nhận ra.
Những điểm hay "trượt" dần theo thời gian
Cơ sở lúc mới mở thường đạt khá đủ. Sau vài tháng, vài năm, những thứ sau âm thầm trượt mà không ai để ý:
- Thiết bị điện mới được thêm vào mà không tính lại tải: máy lạnh thêm, tủ mát thêm, bếp điện thêm.
- Lối đi giữa các dãy hàng hẹp dần vì mỗi lần nhập hàng lại "tạm để" thêm một ít.
- Cửa thoát nạn bị khoá thêm ổ vì lý do an ninh, hoặc bị chèn để thông gió.
- Bình chữa cháy bị dời đi khi sửa quầy, không ai treo lại đúng vị trí trên sơ đồ.
- Đầu báo cháy bị che khi làm trần trang trí mới, bị bọc ni lông khi sơn sửa rồi quên tháo.
- Người được huấn luyện nghỉ việc, người mới chưa ai chỉ cho cách dùng bình, vị trí cầu dao.
- Nội quy, tiêu lệnh bị bạc màu, bị che bởi kệ hàng hoặc tranh trang trí.
Danh sách này nên được đọc lại khi làm vòng kiểm tháng. Nó giúp người kiểm nhìn vào chỗ hay trượt thay vì chỉ nhìn những gì dễ thấy.
Một mẹo đơn giản: chụp ảnh từng khu ở cùng một góc máy vào đầu mỗi tháng và đặt cạnh ảnh tháng trước. Hàng lấn lối đi, ổ cắm mới mọc thêm, bình bị dời chỗ hiện ra rất rõ khi so hai tấm ảnh, rõ hơn nhiều so với việc nhớ lại bằng mắt. Bộ ảnh này cũng là tư liệu tốt khi cần giải trình với cơ quan quản lý hoặc đơn vị bảo hiểm.
Khi phát hiện điều kiện không đạt
Không phải lỗi nào cũng sửa được ngay. Thứ tự xử lý gợi ý:
- Đánh giá ngay: lỗi có thể gây cháy hoặc cản thoát nạn trong hôm nay không. Nếu có, xử lý tạm ngay trong ca: ngắt thiết bị, dời hàng, mở khoá cửa.
- Ghi lại lỗi, chụp ảnh, ghi người phát hiện và giờ.
- Báo người có thẩm quyền quyết định chi phí sửa chữa nếu cần thuê thợ hoặc mua thiết bị.
- Đặt hạn khắc phục cụ thể và người chịu trách nhiệm.
- Sửa xong thì kiểm lại, ghi ngày hoàn thành, chụp ảnh sau khi sửa.
- Nếu lỗi liên quan đến kết cấu, ngăn cháy hoặc hệ thống kỹ thuật, mời đơn vị có chuyên môn; nếu sửa đồng nghĩa với cải tạo công trình, hỏi trước về thủ tục thẩm duyệt.
Cách làm này cũng giúp bạn khi đoàn kiểm tra đến: một lỗi đang được khắc phục có hồ sơ khác hẳn với một lỗi bị bỏ mặc. Với lỗi cần nhiều thời gian và chi phí, như thay hệ thống dây điện cũ, nên lập kế hoạch theo từng giai đoạn, ưu tiên khu có nguy cơ cao trước và có biện pháp tạm thời trong lúc chờ.
Cơ sở nhỏ, ít người thì làm gọn thế nào
Một quán ăn năm nhân viên hay một xưởng nhỏ mười người không cần bộ máy riêng cho PCCC. Bạn có thể gộp: chủ quán là người phụ trách, một nhân viên lâu năm làm người kiểm cuối ngày, vòng kiểm tháng làm cùng lúc với buổi kiểm kê hàng. Lịch rút gọn còn ba nhịp: mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi năm.
Ghi chép cũng gọn: một cuốn sổ mỏng hoặc một nhóm nhắn tin nội bộ chỉ dùng cho việc này, mỗi lần kiểm gửi một tin có ảnh. Quan trọng là tìm lại được khi cần. Cơ sở thuộc diện quản lý thì vẫn phải đảm bảo các thành phần hồ sơ theo yêu cầu, nhưng nội dung có thể chuyển từ ghi chép hằng ngày sang.
Ví dụ giả định: một xưởng in nhỏ chia việc cho ba người. Thợ chính kiểm khu máy và dung môi cuối ca, người giao hàng kiểm lối đi và cửa sau mỗi sáng, chủ xưởng làm vòng tháng và giữ sổ. Sau một năm, cuốn sổ đó cũng là bằng chứng tốt nhất khi làm việc với đơn vị bảo hiểm và cơ quan quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở có bắt buộc phải tự kiểm tra PCCC không?
Với cơ sở thuộc diện quản lý, tự kiểm tra là một nghĩa vụ và kết quả cần được lưu trong hồ sơ. Với cơ sở nhỏ ngoài danh mục, tự kiểm tra là cách thiết thực để giữ an toàn. Tần suất và nội dung bắt buộc đối chiếu văn bản hiện hành.
Ai nên là người phụ trách PCCC trong cơ sở?
Người hiểu mặt bằng, có mặt thường xuyên và có tiếng nói với nhân viên, thường là quản lý cơ sở hoặc trưởng bộ phận kỹ thuật. Người đứng đầu ra quyết định phân công, nhưng vẫn giữ trách nhiệm chính về PCCC của cơ sở.
Tự soát phát hiện lỗi thì có phải báo cơ quan quản lý không?
Lỗi phát hiện trong tự kiểm tra là để cơ sở tự khắc phục và ghi lại. Trường hợp có nguy cơ cháy nổ cao không tự xử lý được, hoặc cần thay đổi công trình, bạn nên liên hệ cơ quan quản lý để được hướng dẫn.
Có thể dùng sổ ghi trên điện thoại thay cho sổ giấy không?
Về nguyên tắc, ghi chép điện tử giúp lưu trữ và tìm lại dễ hơn. Với những thành phần hồ sơ bắt buộc, hình thức lưu và mẫu biểu cần đối chiếu yêu cầu hiện hành; nếu chưa chắc, giữ thêm bản in có ký tên.
Mùa cao điểm có cần tăng tần suất tự soát không?
Nên tăng. Mùa cao điểm có nhiều hàng hơn, nhiều người lạ hơn, thiết bị chạy nhiều hơn và lối đi dễ bị lấn. Thêm một vòng kiểm giữa tuần và nhắc lại nội quy cho nhân viên thời vụ là cách làm hợp lý.
Đã thuê đơn vị bảo dưỡng phương tiện thì còn phải tự kiểm tra không?
Vẫn phải. Đơn vị bảo dưỡng đến theo kỳ và chỉ lo phần thiết bị. Điều kiện an toàn còn gồm điện, nguồn lửa, hàng hoá, lối đi, ngăn cháy, những thứ thay đổi hằng ngày mà chỉ người trong cơ sở theo dõi được.