Kế hoạch huấn luyện PCCC hằng năm là văn bản do cơ sở tự lập, ghi ai được huấn luyện, học nội dung gì, vào thời điểm nào, ai tổ chức và kinh phí ra sao. Nó gom mọi hoạt động huấn luyện, phổ biến, thực tập trong năm vào một chỗ, để người đứng đầu duyệt một lần và người phụ trách cứ thế mà làm.
Nhiều cơ sở có huấn luyện nhưng không có kế hoạch: năm nào nhớ thì làm, quên thì thôi, đến khi bị kiểm tra mới tìm cách bù. Bài này dành cho cán bộ hành chính, nhân sự hay an toàn đang kiêm nhiệm việc PCCC, giúp lập một kế hoạch vừa đủ, sát với cơ sở mình và dễ chạy trong mười hai tháng.
Vì sao nên lập kế hoạch thay vì làm theo dịp
Lý do đầu tiên là thời hạn. Chứng nhận huấn luyện của từng người hết hạn ở những thời điểm khác nhau; không có kế hoạch, bạn sẽ phát hiện ra khi đã quá hạn. Lý do thứ hai là nhân sự biến động: người mới vào cần được phổ biến ngay, không thể đợi đến đợt huấn luyện chung cuối năm.
Lý do thứ ba là kinh phí. Huấn luyện tốn tiền học, tiền phương tiện tiêu hao khi thực hành và quan trọng hơn cả là giờ công của người đi học. Đưa vào kế hoạch từ đầu năm thì ngân sách được duyệt cùng các khoản khác, người phụ trách không phải xin từng lần.
Lý do thứ tư là sự đều đặn. Kỹ năng chữa cháy mai một nhanh; một năm chỉ học một lần dồn dập thì sáu tháng sau phần lớn đã quên. Kế hoạch giúp rải các buổi ôn ngắn trong năm thay vì một buổi dài, người lao động cũng dễ chịu hơn vì không mất trọn ngày làm việc.
Lý do cuối cùng là bằng chứng. Khi đoàn kiểm tra hỏi cơ sở đã tổ chức huấn luyện thế nào, một kế hoạch có chữ ký người đứng đầu kèm danh sách tham gia từng đợt cho thấy cơ sở làm có hệ thống, không phải đối phó. Nhiều doanh nghiệp còn dùng chính kế hoạch này khi làm việc với đối tác nước ngoài kiểm tra an toàn chuỗi cung ứng.
Những phần một kế hoạch nên có
Không có mẫu bắt buộc chung cho mọi cơ sở. Bố cục dưới đây là nội dung cần có, bạn tự trình bày theo văn phong nội bộ:
- Căn cứ: nêu chung là Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ và văn bản hướng dẫn hiện hành, cùng quy định nội bộ của cơ sở. Không cần chép số hiệu nếu bạn không chắc.
- Mục tiêu: ví dụ toàn bộ thành viên đội cơ sở có chứng nhận còn hạn, mọi nhân viên mới được phổ biến trong tuần đầu, thực tập phương án ít nhất theo yêu cầu.
- Đối tượng: chia nhóm người đứng đầu và người phụ trách, đội PCCC cơ sở, người làm ở khu nguy hiểm, toàn bộ người lao động, nhân viên mới và thời vụ.
- Nội dung theo nhóm: mỗi nhóm học gì, lý thuyết và thực hành.
- Lịch: tháng hoặc quý tổ chức, hình thức tại cơ sở hay bên ngoài.
- Phân công: ai liên hệ đơn vị huấn luyện, ai chuẩn bị bãi tập, ai điểm danh, ai lưu hồ sơ.
- Kinh phí: các khoản dự kiến và nguồn chi.
- Đánh giá: cách đo kết quả, thời điểm rà lại kế hoạch giữa năm.
Một kế hoạch cho cơ sở năm mươi người thường chỉ cần hai, ba trang. Dài hơn không làm nó tốt hơn; quan trọng là mỗi dòng có người làm và có ngày.
Ví dụ giả định lịch huấn luyện theo quý
Ví dụ dưới đây dành cho một xưởng sản xuất giả định khoảng tám mươi người, làm hai ca. Thời lượng và tần suất bắt buộc hãy đối chiếu văn bản hiện hành; bảng chỉ minh hoạ cách rải việc đều trong năm.
| Quý | Hoạt động chính | Đối tượng | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Quý I | Rà danh sách đội, đăng ký huấn luyện lại cho người sắp hết hạn | Đội PCCC cơ sở | Tránh dồn vào cuối năm |
| Quý I | Phổ biến nội quy sau kỳ nghỉ Tết, khi có nhiều người mới | Toàn bộ người lao động | Ca nào học ca đó, mỗi buổi ngắn |
| Quý II | Thực hành sử dụng bình chữa cháy, vòi tại bãi tập | Đội cơ sở và tổ trưởng | Chọn ngày khô ráo, có người trực thay |
| Quý III | Thực tập phương án chữa cháy của cơ sở | Đội cơ sở, bảo vệ, quản lý ca | Có thể mời cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH góp ý |
| Quý IV | Rà kết quả, cập nhật phương án, lập kế hoạch năm sau | Người phụ trách, người đứng đầu | Gắn với kỳ lập ngân sách |
| Hằng tháng | Phổ biến cho nhân viên mới, thời vụ | Người mới | Trong tuần đầu nhận việc |
Quý I dồn nhiều việc vì sau Tết là lúc biến động nhân sự lớn nhất ở nhiều ngành. Cơ sở bán lẻ, khách sạn có mùa cao điểm khác thì dời lịch tương ứng, tránh tổ chức đúng tháng bận nhất.
Thời tiết cũng nên tính vào. Các tỉnh phía Nam có mùa mưa kéo dài nửa năm, phần thực hành ngoài trời nên rơi vào mùa khô; các tỉnh miền Trung tránh tháng bão lũ. Ngược lại, mùa hanh khô cuối năm ở phía Bắc là lúc nguy cơ cháy cao, nên có một buổi ôn ngắn ngay trước mùa đó.
Nội dung khác nhau cho từng nhóm người học
Người đứng đầu và người phụ trách. Trách nhiệm pháp lý, cách tổ chức lực lượng, lập và duyệt phương án, quản lý hồ sơ, làm việc với đoàn kiểm tra. Ít thực hành nhưng cần hiểu toàn cục để ra quyết định về người và tiền.
Đội PCCC cơ sở. Nguyên lý cháy và các loại đám cháy thường gặp ở cơ sở, sử dụng bình, vòi, lăng, họng nước, ngắt điện, phối hợp trong phương án, xử lý ban đầu các tình huống cứu nạn, cứu hộ. Thực hành chiếm phần lớn thời gian.
Người làm ở khu nguy hiểm cháy nổ. Đặc tính của chất, hàng hoá họ trực tiếp tiếp xúc, quy trình làm việc an toàn, dấu hiệu bất thường cần báo ngay, cách cô lập nguồn nguy hiểm trong phạm vi được phép.
Toàn bộ người lao động. Nội quy, vị trí phương tiện và lối ra, cách báo động, gọi 114, dùng bình xách tay cơ bản, điểm tập kết. Ngắn, nhiều hình ảnh thực tế của chính cơ sở.
Nhân viên mới và thời vụ. Như nhóm toàn bộ người lao động, rút gọn và làm ngay trong tuần đầu, kèm đi một vòng thực địa khu làm việc của họ.
Tính chi phí theo yếu tố, không theo con số truyền miệng
Học phí khoá huấn luyện có cấp chứng nhận. Phụ thuộc đơn vị, hình thức tổ chức, số học viên. Hãy xin báo giá từ đơn vị được phép, so nội dung chứ không chỉ so giá.
Giờ công của người đi học. Thường là khoản lớn nhất nhưng hay bị quên. Tám mươi người nghỉ nửa ngày là cả một ca sản xuất.
Phương tiện tiêu hao khi thực hành. Bình chữa cháy xả thử phải nạp lại, vật liệu tạo đám cháy giả, nước. Nên tính riêng, không lấy bình đang treo trong xưởng ra xả.
Chuẩn bị bãi tập. Khu đất trống an toàn, xa kho và khu dân cư, có người giám sát. Cơ sở trong nội đô có thể phải tập ở nơi khác hoặc nhờ đơn vị huấn luyện bố trí.
Tài liệu và hồ sơ. In danh sách ký tên, tài liệu phát tay, lưu trữ. Khoản nhỏ nhưng nên có trong dự toán.
Để kế hoạch không chỉ nằm trong ngăn kéo
Kế hoạch được ký xong là bước dễ nhất. Phần khó là giữ nhịp suốt năm. Vài thói quen giúp nó chạy:
- Đưa các mốc trong kế hoạch vào lịch chung của công ty, có nhắc trước một tuần cho người phụ trách và trưởng bộ phận liên quan.
- Mỗi tháng, người phụ trách báo cáo ngắn trong cuộc họp giao ban: đã làm gì, việc gì trễ, vì sao.
- Giữa năm rà lại một lần: có người mới nhiều không, có đổi dây chuyền, đổi kho không, cần thêm nội dung gì.
- Sau mỗi đợt huấn luyện, hỏi người học hai câu: phần nào hữu ích nhất, phần nào khó hiểu. Dùng câu trả lời để chỉnh đợt sau.
- Cuối năm, so kế hoạch với thực tế, ghi rõ việc chưa làm và chuyển sang kế hoạch năm sau.
Kế hoạch tốt là kế hoạch được sửa. Một bản gạch xoá, có ghi chú "dời sang tháng 8 vì cao điểm đơn hàng" cho thấy cơ sở thật sự dùng nó, hơn là một bản đẹp không ai mở.
Cơ sở nhỏ có cần kế hoạch không
Hộ kinh doanh và cơ sở dưới mười người không cần văn bản dài. Một trang ghi bốn dòng là đủ: ai cần đi học và khi nào hết hạn, ngày nào phổ biến lại cho cả nhà và nhân viên, tháng nào kiểm tra và tập thử dùng bình, tháng nào nạp lại bình nếu cần. Dán trang đó cạnh tủ điện hoặc lưu trong điện thoại của chủ cơ sở.
Với cơ sở nhỏ, các buổi tập huấn do phường, xã hoặc cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH tổ chức cho khu dân cư, hộ kinh doanh là cơ hội tốt; nhớ theo dõi thông báo và cử người tham dự. Những buổi này thường gắn với đặc thù địa bàn như khu chợ, khu nhà trọ, phố có nhiều nhà ống.
Nếu cơ sở nhỏ có nhân viên thay đổi liên tục như quán ăn, tiệm cắt tóc, hãy biến phần phổ biến cho người mới thành một việc cố định trong ngày đầu nhận việc: chủ quán dẫn đi một vòng, chỉ bình chữa cháy, cầu dao tổng, cửa ra, rồi cho cầm thử bình. Năm phút, không giấy tờ cầu kỳ, nhưng ghi vào sổ ngày đó đã phổ biến cho ai để có căn cứ.
Muốn xem toàn bộ các loại giấy tờ, điều kiện mà cơ sở kinh doanh cần chuẩn bị ngoài PCCC, bạn có thể tra hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com rồi gộp các mốc vào cùng một lịch.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch huấn luyện PCCC có phải nộp cho cơ quan Công an không?
Thông thường cơ sở tự lập, người đứng đầu duyệt và lưu trong hồ sơ quản lý PCCC để xuất trình khi kiểm tra. Nếu văn bản hiện hành hoặc cơ quan quản lý yêu cầu gửi, hãy làm theo hướng dẫn cụ thể của nơi tiếp nhận.
Ai nên đứng ra lập kế hoạch huấn luyện trong doanh nghiệp?
Người được giao phụ trách PCCC hoặc bộ phận an toàn, nhân sự lập dự thảo; người đứng đầu cơ sở duyệt và ký. Trưởng các bộ phận nên góp ý về lịch để tránh trùng mùa cao điểm.
Có thể gộp kế hoạch huấn luyện PCCC với kế hoạch an toàn lao động không?
Có thể trình bày chung trong một kế hoạch an toàn của cơ sở, miễn phần PCCC được tách rõ đối tượng, nội dung, lịch và hồ sơ. Khi kiểm tra, người phụ trách cần chỉ ra được phần này nhanh.
Nhân viên mới vào giữa năm thì xử lý thế nào trong kế hoạch?
Kế hoạch nên có một dòng thường trực: phổ biến kiến thức PCCC cho người mới trong tuần đầu nhận việc. Nếu người đó vào vị trí cần chứng nhận, đưa vào đợt huấn luyện gần nhất.
Kinh phí huấn luyện PCCC có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?
Đây là câu hỏi về thuế, phụ thuộc chứng từ và quy định thuế hiện hành. Hãy hỏi kế toán hoặc người làm thuế của doanh nghiệp; bài này không đưa kết luận về thuế.
Năm nay cơ sở không kịp thực hiện hết kế hoạch thì sao?
Ghi rõ việc chưa làm và lý do, chuyển sang đầu năm sau và ưu tiên những việc liên quan đến thời hạn chứng nhận. Nếu bị kiểm tra trong lúc đó, trình bày trung thực kèm lịch khắc phục cụ thể.