Trong toà nhà văn phòng cho thuê, chủ toà nhà giữ phần hệ thống chung — báo cháy, chữa cháy, hút khói, buồng thang, lối thoát, lực lượng PCCC của toà nhà — còn khách thuê giữ an toàn trong diện tích mình thuê: điện, thiết bị, đồ đạc, kho hồ sơ, bếp pantry, và quan trọng nhất là không làm hỏng hệ thống chung khi làm nội thất. Ranh giới đó phải được viết vào hợp đồng thuê và quy định cho khách thuê của toà nhà, không để mỗi bên hiểu một kiểu.
Bài viết cho doanh nghiệp đang thuê hoặc sắp thuê sàn văn phòng, và cho bộ phận vận hành toà nhà. Phần thủ tục khi cải tạo lớn làm thay đổi thiết kế PCCC thuộc thủ tục thẩm duyệt; ở đây chỉ nói đến mức đủ để bạn biết lúc nào phải hỏi. Các quy định cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH.
Chia trách nhiệm giữa chủ toà nhà và khách thuê
Bảng dưới là cách chia phổ biến trong thực tế; hợp đồng thuê và quy định khách thuê của từng toà nhà có thể khác, nên luôn đọc kỹ trước khi ký.
| Hạng mục | Chủ toà nhà | Khách thuê |
|---|---|---|
| Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, hút khói | Vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa toàn hệ thống | Không che, không tháo, không tự dời thiết bị; báo khi thấy hỏng |
| Lối thoát nạn, buồng thang, hành lang chung | Giữ thông thoáng, cửa tự đóng, đèn chỉ dẫn | Không để đồ, không khoá cửa từ phía mình |
| Điện trong khu thuê | Cấp nguồn đến tủ điện của khu thuê | Hệ thống điện sau tủ, thiết bị, ổ cắm, thói quen dùng điện |
| Nội thất, vách ngăn, trần trong khu thuê | Duyệt bản vẽ, giám sát việc ảnh hưởng hệ thống chung | Thiết kế, thi công đúng quy định, chịu chi phí điều chỉnh thiết bị PCCC do mình gây ra |
| Lực lượng PCCC và phương án | Phương án chung cho toà nhà, đội PCCC toà nhà | Cử người phối hợp, tham gia huấn luyện, thực tập |
| Bảo hiểm cháy nổ | Phần tài sản toà nhà | Phần tài sản của mình trong khu thuê nếu thuộc diện hoặc theo hợp đồng |
Điểm dễ tranh cãi nhất là chi phí dời, bổ sung đầu báo và đầu phun khi khách thuê làm vách ngăn mới. Hợp đồng nên ghi rõ bên nào chịu và ai được phép thi công trên hệ thống chung.
Fit-out: lúc dễ làm hỏng hệ thống chung nhất
Thuê sàn thô hoặc sàn có sẵn trần cơ bản rồi tự làm nội thất là cách phổ biến. Thiết kế nội thất văn phòng thường chia phòng họp, phòng giám đốc, kho, khu pantry, thêm trần trang trí. Mỗi vách ngăn kín tới trần tạo ra một phòng mới, mà phòng mới đó có thể không có đầu báo, đầu phun vì thiết kế ban đầu tính cho một không gian mở.
Vì vậy toà nhà thường yêu cầu khách thuê nộp bản vẽ nội thất để bộ phận kỹ thuật xem trước. Khi bản vẽ có phòng kín mới, kỹ thuật sẽ yêu cầu bổ sung hoặc dời thiết bị, do nhà thầu PCCC được toà nhà chấp thuận thi công, để không ai đụng vào hệ thống chung mà không có trách nhiệm. Nếu thay đổi làm ảnh hưởng tới giải pháp PCCC đã thẩm duyệt của toà nhà, ví dụ thay đổi đáng kể lối thoát nạn, ngăn cháy, hệ thống chữa cháy, có thể phải làm thủ tục với cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH trước khi thi công.
Vật liệu nội thất cũng cần lưu ý: thảm, vách, tấm ốp trang trí, vật liệu tiêu âm phải phù hợp yêu cầu về tính nguy hiểm cháy của toà nhà. Một vách gỗ trang trí đẹp có thể bị yêu cầu thay nếu không đáp ứng. Hỏi trước khi đặt hàng luôn rẻ hơn tháo ra.
Trình tự fit-out có phần PCCC
Trình tự dưới đây giúp doanh nghiệp thuê không bị toà nhà dừng thi công giữa chừng:
- Đọc quy định cho khách thuê và hướng dẫn fit-out của toà nhà ngay khi đàm phán, trước khi ký hợp đồng.
- Yêu cầu toà nhà cung cấp bản vẽ hiện trạng hệ thống PCCC của sàn thuê để đơn vị thiết kế nội thất làm việc.
- Nộp bản vẽ nội thất cho toà nhà duyệt, đánh dấu phòng kín, trần, vách, khu pantry, kho.
- Thống nhất phần bổ sung, dời thiết bị PCCC: ai thi công, ai chịu chi phí, có cần thủ tục với cơ quan PCCC không.
- Khi thi công: đăng ký làm việc nóng nếu có hàn cắt; che đầu báo theo hướng dẫn; không chất vật liệu ở hành lang, buồng thang.
- Nghiệm thu với kỹ thuật toà nhà: thử đầu báo, kiểm tra đầu phun, đèn chỉ dẫn trong khu thuê; nhận lại bản vẽ cập nhật.
- Lưu toàn bộ hồ sơ vào bộ hồ sơ PCCC của doanh nghiệp tại địa điểm thuê.
Khi trả mặt bằng, hợp đồng thường yêu cầu hoàn trả hiện trạng. Phần hệ thống PCCC đã dời hoặc bổ sung cũng phải được xử lý theo thoả thuận, nên giữ bản vẽ và biên bản từ lúc fit-out.
Việc hằng ngày của khách thuê
Sau khi đi vào hoạt động, phần lớn rủi ro trong khu thuê đến từ thói quen. Người phụ trách hành chính có thể giữ các việc sau:
- Không dùng ổ cắm chùm nối tiếp nhau, không để máy in, máy chủ, máy lọc nước dồn vào một ổ.
- Khu pantry: dùng thiết bị điện theo quy định của toà nhà, thường không cho dùng bếp gas; không để lò vi sóng, ấm siêu tốc chạy khi không có người.
- Kho hồ sơ, kho hàng mẫu: không xếp sát trần, chừa khoảng trống dưới đầu phun, không chắn tủ điện.
- Tắt thiết bị không cần thiết cuối ngày; người về sau cùng đi một vòng kiểm tra.
- Phân công người phối hợp với đội PCCC toà nhà, tham gia buổi huấn luyện, thực tập do toà nhà tổ chức.
- Phổ biến cho nhân viên mới: lối thoát gần nhất, nút báo cháy, cách nhận thông báo sơ tán của toà nhà.
Nhân viên văn phòng thường nghĩ PCCC là việc của toà nhà. Một buổi giới thiệu năm phút cho người mới, do chính doanh nghiệp làm, giúp họ biết những điều cơ bản ở nơi mình ngồi tám tiếng mỗi ngày.
Điều khoản PCCC nên đọc kỹ trong hợp đồng thuê
Quy định cho khách thuê là một phần hợp đồng. Nhiều hợp đồng dẫn chiếu "nội quy toà nhà" mà khách thuê chưa từng đọc. Xin bản đầy đủ và đọc phần PCCC, fit-out, làm việc nóng trước khi ký.
Ai chịu chi phí khi toà nhà bị yêu cầu khắc phục. Khi đoàn kiểm tra nêu lỗi trong khu thuê do khách thuê gây ra, ví dụ vách che đầu phun, hợp đồng nên ghi khách thuê chịu chi phí khắc phục. Ngược lại, lỗi thuộc hệ thống chung là của chủ toà nhà.
Giờ hoạt động ngoài giờ và làm thêm cuối tuần. Một số toà nhà giảm người trực ngoài giờ. Doanh nghiệp làm đêm, làm cuối tuần nên hỏi toà nhà bố trí lực lượng PCCC thế nào vào các khung giờ đó.
Bảo hiểm và bồi thường. Hợp đồng nên làm rõ mỗi bên mua bảo hiểm cho tài sản nào và trách nhiệm khi cháy lan từ khu này sang khu khác. Phần này nên được người có chuyên môn xem.
Đổi công năng khu thuê. Dùng văn phòng làm lớp học, phòng tập, nơi giới thiệu sản phẩm có bếp nấu là thay đổi công năng; phải hỏi toà nhà và có thể phải làm thủ tục PCCC riêng.
Ví dụ giả định: phòng họp mới nằm ngoài vùng phủ báo cháy
Một công ty phần mềm thuê nửa sàn trong toà văn phòng ở Hà Nội. Đơn vị nội thất dựng bốn phòng họp vách kính cao tới trần, một kho thiết bị và một phòng giám đốc. Toà nhà có yêu cầu nộp bản vẽ, nhưng công ty gửi bản vẽ phối cảnh không thể hiện vách kín tới trần, và kỹ thuật toà nhà duyệt nhanh.
Ba tháng sau, trong buổi kiểm tra định kỳ, đoàn đi qua sàn và thấy hai phòng họp không có đầu báo, kho thiết bị không có đầu phun vì vách ngăn chắn tia phun từ đầu phun ngoài hành lang. Toà nhà nhận kiến nghị và chuyển yêu cầu khắc phục cho khách thuê. Hai bên tranh luận ai chịu chi phí: khách thuê cho rằng toà nhà đã duyệt, toà nhà cho rằng bản vẽ nộp không đúng thực tế.
Cuối cùng chi phí được chia theo thoả thuận, nhà thầu PCCC của toà nhà bổ sung thiết bị, phải tháo một phần trần đã hoàn thiện. Bài học cho cả hai phía: bản vẽ nộp duyệt phải là bản vẽ mặt bằng thể hiện rõ vách, trần và chiều cao; kỹ thuật toà nhà nên đi kiểm thực tế trước khi nghiệm thu fit-out; hợp đồng nên viết sẵn ai chịu chi phí trong trường hợp này.
Khi toà nhà bị kiểm tra: khách thuê đóng vai trò gì
Đoàn kiểm tra PCCC làm việc với đại diện toà nhà, nhưng thường đi thực tế cả các sàn đang cho thuê. Khách thuê nên được toà nhà báo trước để mở cửa, cử người đi cùng và trả lời các câu hỏi về khu của mình. Nếu đoàn nêu vấn đề trong khu thuê, toà nhà sẽ chuyển yêu cầu khắc phục cho khách thuê kèm thời hạn.
Khách thuê nên giữ sẵn trong hồ sơ của mình: quyết định phân công người phụ trách PCCC tại địa điểm thuê, danh sách người đã tham gia huấn luyện, biên bản nghiệm thu fit-out, bản vẽ cập nhật. Doanh nghiệp có nhiều văn phòng ở nhiều toà nhà nên có một danh mục chung để mỗi địa điểm tự kiểm.
Khi có bất đồng về việc lỗi thuộc bên nào, hai bên nên quay lại hợp đồng, biên bản fit-out và ảnh hiện trạng. Tranh chấp lớn về chi phí hay bồi thường nên hỏi luật sư; bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để được định hướng ban đầu. Muốn xem thêm giấy tờ mà một văn phòng có hoạt động đặc thù cần có, có thể tra hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Thuê văn phòng có phải tự mua bình chữa cháy không?
Toà nhà thường trang bị phương tiện cho khu vực chung và theo thiết kế sàn. Khi khách thuê chia phòng, thêm kho, pantry, toà nhà có thể yêu cầu bổ sung bình chữa cháy trong khu thuê. Hợp đồng và quy định khách thuê sẽ ghi bên nào trang bị.
Làm vách kính chia phòng có ảnh hưởng PCCC không?
Có thể. Vách kín tới trần tạo phòng mới có thể nằm ngoài vùng phủ của đầu báo, đầu phun hiện có. Hãy nộp bản vẽ cho toà nhà duyệt để kỹ thuật xác định có phải bổ sung thiết bị trước khi thi công.
Khu pantry văn phòng có được dùng bếp gas không?
Phần lớn toà nhà văn phòng không cho dùng bếp gas trong khu thuê và quy định cụ thể thiết bị điện được dùng. Đọc quy định cho khách thuê trước khi mua thiết bị. Muốn nấu ăn thật sự thì đó là thay đổi công năng, phải hỏi toà nhà.
Nhân viên văn phòng thuê có phải học huấn luyện PCCC không?
Người được phân công làm nhiệm vụ PCCC và lực lượng tại chỗ thuộc diện phải huấn luyện theo quy định. Các nhân viên khác nên được phổ biến kiến thức cơ bản và tham gia thực tập do toà nhà tổ chức. Mức yêu cầu cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Trả mặt bằng văn phòng có phải tháo hệ thống PCCC đã bổ sung không?
Tuỳ thoả thuận hoàn trả hiện trạng trong hợp đồng. Có toà nhà giữ lại thiết bị bổ sung, có toà nhà yêu cầu khôi phục như ban đầu. Việc tháo, dời thiết bị phải do nhà thầu được chấp thuận làm, có nghiệm thu với kỹ thuật toà nhà.
Khách thuê có được biết kết quả kiểm tra PCCC của toà nhà không?
Khách thuê có thể đề nghị chủ toà nhà cho biết kết quả kiểm tra và kế hoạch khắc phục liên quan đến an toàn chung, nhất là phần ảnh hưởng tới sàn mình thuê. Nên ghi quyền được thông tin này vào hợp đồng khi đàm phán.