Trong một toà chung cư, phòng cháy chữa cháy không thuộc về một người: chủ đầu tư lo phần công trình và hồ sơ cho tới khi bàn giao, ban quản trị đại diện cư dân quyết định và giám sát, đơn vị quản lý vận hành làm việc hằng ngày với hệ thống, còn mỗi hộ giữ an toàn trong căn hộ và không làm hỏng phần chung. Rắc rối thường bắt đầu ở chỗ giao nhau giữa bốn bên: tủ báo cháy lỗi đã ba tháng mà ai cũng nghĩ bên kia đang lo.
Bài này chia việc theo cách người đang ở hoặc đang quản lý một toà nhà dùng được ngay. Khung pháp lý gồm Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 (hiệu lực từ 1/7/2025), Luật Nhà ở và quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành. Các văn bản hướng dẫn còn được cập nhật, nên chỗ nào cần căn cứ chính xác, bạn đối chiếu bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH nơi toà nhà toạ lạc.
Vì sao chung cư hay rơi vào cảnh "ai cũng tưởng người khác lo"
Một cửa hàng nhỏ có một chủ, chủ đó chịu trách nhiệm hết. Chung cư thì khác: phần sở hữu riêng là căn hộ của từng hộ, phần sở hữu chung là hành lang, buồng thang, tầng hầm, hệ thống kỹ thuật thuộc chung của cư dân, có phần thuộc chủ đầu tư như khu thương mại giữ lại để kinh doanh. Hệ thống phòng cháy chữa cháy chạy xuyên qua tất cả các phần đó: đầu báo nằm trong căn hộ nhưng nối về tủ trung tâm ở tầng một, máy bơm nằm dưới hầm nhưng cấp nước cho họng ở mọi tầng.
Thêm nữa, vòng đời toà nhà có nhiều giai đoạn: lúc mới bàn giao, chủ đầu tư còn giữ quyền quản lý; khi đủ điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư thì bầu ra ban quản trị; ban quản trị lại ký hợp đồng với một đơn vị quản lý vận hành, có thể chính là công ty con của chủ đầu tư hoặc một công ty khác. Mỗi lần chuyển giai đoạn là một lần dễ rơi rớt hồ sơ, dễ để trống người chịu trách nhiệm.
Cách tránh là viết rõ bằng giấy: ai là người được phân công phụ trách PCCC của toà nhà, ai có quyền chi tiền sửa chữa, ai giữ chìa khoá phòng bơm và tủ trung tâm, ai báo cáo với cơ quan công an khi có kiểm tra. Bốn câu hỏi đó trả lời xong thì phần lớn chuyện đùn đẩy biến mất.
Chia việc giữa bốn bên
Bảng dưới là cách chia thực hành dựa trên nguyên tắc chung của pháp luật về nhà chung cư và PCCC. Quy chế quản lý toà nhà và hợp đồng vận hành của từng nơi có thể chia chi tiết khác, nên luôn đọc kèm giấy tờ của toà nhà bạn.
| Bên | Việc chính về PCCC | Giấy tờ nên có trong tay |
|---|---|---|
| Chủ đầu tư | Bàn giao công trình đã nghiệm thu PCCC, bàn giao hồ sơ thiết kế – nghiệm thu – bảo hành thiết bị; quản lý toà nhà khi chưa có ban quản trị; lo phần diện tích còn giữ lại để kinh doanh | Biên bản bàn giao hồ sơ, danh mục thiết bị, hợp đồng bảo hành |
| Ban quản trị | Đại diện cư dân quyết định kế hoạch bảo trì, giám sát đơn vị vận hành, đề xuất chi từ kinh phí bảo trì, báo cáo hội nghị nhà chung cư | Quy chế hoạt động, hợp đồng vận hành, biên bản họp, kế hoạch bảo trì năm |
| Đơn vị quản lý vận hành | Vận hành, kiểm tra hằng ngày, gọi nhà thầu bảo dưỡng, tổ chức lực lượng tại chỗ, giữ hồ sơ quản lý PCCC, làm việc với đoàn kiểm tra | Sổ theo dõi phương tiện, nhật ký vận hành, phương án chữa cháy, danh sách người trực |
| Chủ hộ và người thuê | Giữ an toàn điện, gas, nguồn nhiệt trong căn hộ; không che đầu báo, đầu phun; không để đồ ở hành lang, buồng thang; báo hỏng; tham gia buổi tập khi được mời | Nội quy toà nhà, hợp đồng thuê (nếu cho thuê), giấy duyệt sửa chữa căn hộ |
Điểm hay bị bỏ sót là phần diện tích thương mại ở khối đế. Phần này thường do chủ đầu tư hoặc người mua lại khai thác, có khi có hệ thống riêng, có khi dùng chung với khối ở. Ban quản trị nên đề nghị làm rõ ranh giới bằng văn bản ngay từ đầu.
Người đứng đầu cơ sở là ai khi cơ sở là một toà chung cư
Pháp luật PCCC đặt trách nhiệm cao nhất lên "người đứng đầu cơ sở". Với doanh nghiệp, đó là giám đốc. Với chung cư, chủ thể này được xác định theo văn bản hướng dẫn và theo mô hình quản lý của toà nhà; trên thực tế cơ quan kiểm tra thường làm việc với đại diện ban quản trị và giám đốc toà nhà của đơn vị vận hành. Khi chưa chắc, ban quản trị nên hỏi thẳng cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH xem họ xác định ai là đầu mối, rồi ghi vào quy chế.
Việc giao được và việc không giao được. Ban quản trị có thể giao cho đơn vị vận hành phần thao tác: kiểm tra, ghi sổ, gọi thợ, trực. Nhưng quyết định chi tiền, phê duyệt kế hoạch bảo trì và giám sát kết quả là việc ban quản trị phải tự giữ, vì đơn vị vận hành không tự rút tiền từ kinh phí bảo trì được.
Quyết định phân công phải có tên người thật. Một dòng "đơn vị vận hành chịu trách nhiệm PCCC" là chưa đủ. Cần có tên người phụ trách, người thay thế khi vắng, số người trực theo ca, kèm chứng nhận huấn luyện còn hiệu lực của họ.
Đổi đơn vị vận hành là lúc rủi ro nhất. Bên cũ rút đi mang theo cả thói quen và đôi khi cả sổ sách. Hợp đồng chấm dứt nên kèm biên bản bàn giao hồ sơ PCCC, chìa khoá, mật khẩu tủ trung tâm, danh sách lỗi đang tồn, và một buổi đi kiểm tra chung giữa hai bên.
Việc của cư dân: ít nhưng không ai làm thay được
Cư dân thường nghĩ đóng phí dịch vụ là xong phần PCCC. Thực tế có những việc chỉ người ở trong căn hộ mới làm được:
- Không tự ý tháo, che, sơn đầu báo cháy và đầu phun trong căn hộ khi sửa nhà; muốn dời vị trí thì xin ban quản lý và để thợ có chuyên môn làm.
- Không chặn cửa buồng thang bằng chậu cây, dép, thanh chèn cho "thoáng gió"; cửa này có nhiệm vụ ngăn khói.
- Không để xe đạp, tủ giày, thùng đồ ở hành lang chung; đồ để lâu ngày vừa cản lối vừa là chất cháy.
- Không sạc xe điện, pin dự phòng lớn qua đêm ở hành lang hoặc trong căn hộ nếu toà nhà đã có khu sạc riêng.
- Báo ngay khi thấy chuông báo cháy kêu nhưng không ai thông báo, tủ họng nước mất vòi, đèn chỉ dẫn tắt, cửa ngăn cháy bị kẹt.
- Người cho thuê căn hộ phải truyền lại nội quy PCCC cho người thuê và khách lưu trú ngắn ngày, vì họ là những người ít biết toà nhà nhất.
Ban quản trị nên đưa các việc trên vào nội quy toà nhà và nhắc lại định kỳ qua nhóm tin nhắn cư dân. Nội quy rõ ràng cũng là căn cứ để ban quản lý yêu cầu hộ vi phạm khắc phục mà không thành chuyện cãi vã cá nhân.
Chủ đầu tư: trách nhiệm không dừng lúc giao chìa khoá
Trước khi đưa toà nhà vào sử dụng, công trình phải được nghiệm thu về PCCC theo thủ tục của giai đoạn xây dựng. Phần đó thuộc thủ tục thẩm duyệt, nghiệm thu và không phải nội dung của bài này. Điều cư dân và ban quản trị cần quan tâm là sau khi bàn giao, chủ đầu tư còn phải làm gì.
Thứ nhất là bàn giao đủ hồ sơ: bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC, văn bản nghiệm thu, hồ sơ kiểm định thiết bị, catalogue và hướng dẫn vận hành, danh sách nhà thầu và thời hạn bảo hành. Thứ hai là xử lý lỗi trong thời gian bảo hành: máy bơm không tự khởi động, đầu báo báo giả liên tục, cửa ngăn cháy không tự đóng là lỗi kỹ thuật cần chủ đầu tư và nhà thầu sửa, không nên lấy kinh phí bảo trì của cư dân ra chi. Thứ ba là phần diện tích chủ đầu tư còn giữ lại, như khối đế thương mại hay tầng hầm cho thuê, vẫn kéo theo nghĩa vụ PCCC như một chủ sở hữu.
Khi toà nhà còn trong giai đoạn chủ đầu tư quản lý, cư dân muốn biết hệ thống có hoạt động bình thường hay không thì có thể đề nghị bằng văn bản được xem kết quả kiểm tra, bảo dưỡng gần nhất. Lời đề nghị có ngày tháng, gửi đúng đầu mối, sẽ có giá trị hơn nhiều bài đăng bức xúc trên mạng.
Năm bước để toà nhà có một đầu mối PCCC rõ ràng
Nếu toà nhà của bạn chưa trả lời được câu "ai lo PCCC", ban quản trị có thể làm theo trình tự sau trong vòng một đến hai tháng:
- Thu thập toàn bộ giấy tờ đang có: quy chế quản lý, hợp đồng vận hành, hồ sơ bàn giao từ chủ đầu tư, biên bản kiểm tra PCCC gần nhất của cơ quan công an.
- Họp ban quản trị với đơn vị vận hành, đối chiếu từng nghĩa vụ PCCC xem hợp đồng đã giao cho ai; chỗ nào hợp đồng im lặng thì ghi ra.
- Ký phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận bổ sung phần còn thiếu, ghi rõ ngưỡng chi phí đơn vị vận hành được tự quyết và phần phải xin ban quản trị.
- Ra quyết định phân công người phụ trách PCCC của toà nhà, có tên người thay thế, gửi bản sao cho đơn vị vận hành và lưu trong hồ sơ quản lý.
- Thông báo cho cư dân: ai là đầu mối, báo hỏng qua kênh nào, và lịch tập huấn hoặc thực tập phương án sắp tới.
Khi có tranh chấp lớn với chủ đầu tư về hồ sơ, lỗi kỹ thuật hoặc chi phí sửa chữa, ban quản trị nên hỏi luật sư trước khi gửi văn bản chính thức. Có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để được định hướng ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Ban quản trị chung cư có phải học huấn luyện PCCC không?
Pháp luật yêu cầu người được phân công làm nhiệm vụ PCCC và lực lượng tại chỗ phải được huấn luyện. Thành viên ban quản trị không trực tiếp vận hành thì thường không bắt buộc, nhưng nên tham dự để hiểu hệ thống và đọc được báo cáo của đơn vị vận hành. Mức yêu cầu cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Toà nhà chưa có ban quản trị thì ai chịu trách nhiệm PCCC?
Trong giai đoạn chưa thành lập ban quản trị, chủ đầu tư là bên quản lý nhà chung cư, nên trực tiếp hoặc qua đơn vị vận hành do mình thuê chịu trách nhiệm PCCC cho phần chung. Cư dân có thể đề nghị chủ đầu tư công bố đầu mối và lịch bảo dưỡng.
Căn hộ cho thuê xảy ra cháy thì chủ nhà hay người thuê chịu trách nhiệm?
Tuỳ nguyên nhân và thoả thuận trong hợp đồng thuê. Người trực tiếp sử dụng chịu trách nhiệm về việc dùng điện, lửa trong căn hộ; chủ nhà chịu trách nhiệm phần thiết bị mình bàn giao và việc phổ biến nội quy. Vụ việc có thiệt hại lớn nên hỏi luật sư để xác định cụ thể.
Đơn vị vận hành có được tự ý chi tiền sửa hệ thống PCCC không?
Đơn vị vận hành chỉ được chi trong phạm vi hợp đồng giao, thường là các hạng mục vận hành và sửa chữa nhỏ nằm trong phí dịch vụ. Các khoản sửa chữa lớn dùng kinh phí bảo trì phải theo kế hoạch và quyết định của ban quản trị hoặc hội nghị nhà chung cư theo quy chế.
Cư dân thấy hệ thống PCCC hỏng lâu ngày thì báo ai trước?
Báo đơn vị vận hành và ban quản trị trước, bằng tin nhắn hoặc văn bản có ngày tháng. Nếu sau một thời gian hợp lý vẫn không xử lý, cư dân có thể phản ánh với Công an cấp xã hoặc cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH thuộc Công an tỉnh nơi toà nhà toạ lạc.
Khu thương mại khối đế có dùng chung hệ thống PCCC với khối căn hộ không?
Tuỳ thiết kế từng toà nhà. Có nơi dùng chung bể nước, máy bơm, tủ báo cháy; có nơi tách riêng. Ban quản trị nên đề nghị chủ đầu tư làm rõ bằng văn bản phần nào dùng chung và cách chia chi phí bảo dưỡng, tránh tranh cãi khi phải sửa lớn.